Der erste Hype ist verflogen, Normalität kehrt in den Markt für Wissens-Management ein. Nachdem lange Zeit nur eine diffuse Vorstellung darüber herrschte, was KM leisten und wie die entsprechende IT-Unterstützung aussehen soll, sind mittlerweile erste Produkte auf dem Markt. Das Marktforschungsunternehmen IT Research hat in einer Studie rund 250 deutsche Mittelständler und Großunternehmen nach ihren Anforderungen befragt und daraus Prüfkriterien für die Lösungen abgeleitet.
Ein Großteil der Firmen hat sich schon mit dem Thema Knowledge-Management beschäftigt. Fast ein Drittel der Befragten gab zu Protokoll, bereits ein eigenes KM-System installiert zu haben, weitere 37 Prozent befinden sich in der Planungsphase. Zumeist, so räumen die Analysten ein, handle es sich allerdings um Lösungen für spezifische Anforderungen auf Gruppen- oder Bereichsebene. Ein unternehmensweites KM-Konzept existiere in den seltensten Fällen.
Die meisten produktiven Systeme für die Wissensverwaltung finden sich gegenwärtig bei Banken und Finanzdienstleistern, der größte Bedarf besteht hingegen im Chemie- und Pharmabereich. Wer erstmal ein System im eigenen Unternehmen implementiert hat, möchte es in der Regel auch nicht mehr missen: 94 Prozent der Befragten mit KM-Projekterfahrung billigen der Lösung inzwischen einen hohen bis sehr hohen Stellenwert für ihre Firma zu.
Die Ziele, die durch die Einführung einer KM-Software erreicht werden sollen, sind schwerpunktmäßig qualitativer Natur und lassen sich nicht direkt in Geldwerten messen. So wollen rund 80 Prozent der Nutzer den internen Know-how-Transfer fördern sowie das Wissen im Unternehmen überhaupt erst verfügbar machen. Fast zwei Drittel der KM-Anwender vertrauen auf Software, um beispielsweise das Wissen beim Ausscheiden von Mitarbeitern zu sichern. Lediglich 51 Prozent haben eine direkte Produktivitätssteigerung durch die Wissensverwaltung im Sinn.
Die Studie zeigt jedoch auch, dass sich hinsichtlich der Kosten für eine KM-Einführung keine klaren Anhaltspunkte definieren lassen. Die Aussagen der Unternehmen zu ihren Budgets bewegten sich in der Bandbreite von 100000 bis hin zu mehreren Millionen Mark. IT-Firmen und Beratungshäuser investieren in der Regel am meisten, im Maschinenbau und der Chemiebranche hingegen sind die Aufwendungen wesentlich geringer. Allerdings ist ein kontinuierlicher Anstieg der Investitionen über alle Branchen hinweg festzustellen.
Auffällig ist, dass sich die Anwender branchenübergreifend weitestgehend einig sind, welche Funktionen die verwendeten Programme abdecken müssen.
Mit fast 90 Prozent steht die Anbindung der KM-Systeme an das firmeneigene Intranet an oberster Stelle: Erstens um redundante Informationen zu vermeiden, zweitens seien die Mitarbeiter an den Umgang mit dem Intranet gewöhnt, und drittens könne sich die für das Firmennetz zuständige Abteilung dann auch gleich um die KM-Software kümmern.
Als nächstes wünschten sich die Anwender eine "intelligente Suchmaschine" für das KM-System. Schließlich müssten die abgelegten Informationen auch mit einfachen Mitteln von allen Mitarbeitern gefunden werden. Etwa die Hälfte der Befragten gab dabei zu Protokoll, der Abruf aller wesentlichen Wissensgebiete vom Arbeitsplatz aus sei für sie "sehr wichtig". Mehr als zwei Drittel hielten die Volltextrecherche in Dokumenten für wichtig.
Weitere Anforderungen waren ein ausgefeiltes Benutzerkonzept mit Sicherheitsmechanismen, eine dynamische Oberfläche sowie automatische Löschroutinen für Informationen, die nicht von den Mitarbeitern abgefragt werden. Ferner wollten Anwender von ihrem KM-Tool selbständig kontaktiert werden, sobald sich der für sie relevante Wissensbestand verändert. Darüber hinaus sprachen sich die Befragten eindringlich für die Verbindung des KM-Systems mit Newsgroups, Internet-Seiten und anderen externen Datenquellen aus. Schließlich dürfe auch die Integration zu Dokumenten-Management-Lösungen, Archivsystemen und Workflow-Werkzeugen nicht fehlen.
Anhand dieser Anwenderkriterien analysierte IT-Research die KM-Produkte von insgesamt 16 Anbietern. Zwei Pluspunkte in der Bewertung gab es dann, wenn das Programm eine Funktion unterstützt, die von Anwendern als "wichtig" eingestuft wurde. Existierte diese Übereinstimmung bei für den Nutzer "mäßig" bedeutenden Features, erzielte die Lösung einen Zähler. Einen Punkt Abzug mussten die Hersteller in Kauf nehmen, wenn ihre Software ein wichtiges Anwenderkriterium nicht erfüllen konnte. Insgesamt waren in der Disziplin maximal 19 Zähler zu erreichen.
Gleich drei Lösungen erhielten die volle Punktzahl. Dazu zählt das britische Unternehmen Autonomy Systems, das in Deutschland unter anderem von Debis vertreten wird, mit der "Knowledge Management Suite 1.9". Hinsichtlich der Anforderungen von der Nutzerseite bleiben keine Fragen offen. Autonomy dient vor allem dazu, Wissen im Unternehmen zu verteilen und aufzufinden. Die Analyse und Speicherung der Informationen müssen hingegen Fremdprodukte übernehmen.
Ebenfalls volle 19 Punkte erreichten die Anbieter Dataware Technologies und Open Text. Die "Dataware II KM-Suite" hat alle von den Anwendern geforderten Features integriert. Genauso gut kam die Open-Text-Software "Livelink" durch den Parcours. Ihre Benutzer-Schnittstelle ist Browser-basiert, lokale Softwarekomponenten müssen nicht mehr installiert werden. Individuelle Portale lassen sich ebenso einrichten wie persönliche Homepages.
Die Software "Metastar" des amerikanischen Anbieters Blue Angel Technologies deckt die Wünsche der Anwender mit 16 von 19 möglichen Punkten gut ab: Lediglich Newsgroups lassen sich nicht integrieren. Dafür glänzt die Lösung unter anderem mit der Einbindung von Multimedia-Objekten, für die es allerdings keine Bonuspunkte gab. Blue Angel hat keine Niederlassung in Deutschland, kann aber via Internet kontaktiert werden.
Excalibur Technologies und das Programm "Retrievalware 6.7" kommen auch auf insgesamt 16 Punkte. Negativ fiel auf, dass sich nicht alle wesentlichen Wissensgebiete direkt vom Arbeitsplatz des Nutzers aufrufen lassen. Des Weiteren misst der Hersteller einem ausgefeilten Benutzerkonzept nur wenig Bedeutung bei und liegt damit weit entfernt von den Bedürfnissen der Anwender.
Pironet erzielte mit "Pirobase 4" ebenfalls 16 Zähler und befindet sich damit auf einer Stufe mit dem "Knowledge Warehouse" von SAP, der Software "Schematext" von Schema und dem "Knowledge Miner" des Anbieters USU. Bei Pirobase fiel auf, dass keine Links zu Internet-Seiten eingebunden werden können. Das ist zwar mit dem SAP-Tool möglich, dafür bleiben dort Newsgroup-Nutzer außen vor. Den gleichen Vorwurf muss sich auch Schematext gefallen lassen. Bei USU hingegen vermissen Anwender die automatische Benachrichtigung bei Aktualisierungen.
Auf jeweils 15 Zähler brachten es die Lösungen "VIP 3.0" von Gauss Interprise und der "Compass Server" von Grapevine, dessen Vertrieb in Deutschland über Partner der Sun-Netscape-Allianz geregelt wird. Beide Programme haben aus Anwendersicht die gleichen Schwächen: Keine Newsgroup-Anbindung sowie keine automatische Löschung nicht genutzter Informationen. Die "Knowledge Retrieval Suite" von Verity bietet nach den Erkenntnissen der Studie hingegen kein ausgefeiltes Benutzerkonzept. In der Note von 15 Punkten wurde ebenfalls kritisiert, dass die Software unbenutzte Daten nicht selbständig löschen kann.
Mit den Lösungen "Dynasight" und "Insight" in den Versionen 2.4 stieg Arcplan in das Rennen ein und kam auf lediglich 13 Punkte. Bis auf die Anbindung an Newsgroups und Internet-Seiten konnten die Programme immerhin alle Anforderungen der Anwender erfüllen. Vorrangiger Einsatzbereich der Tools sind Management-Informations-Systeme für die Unternehmensplanung, KM-Bedürfnisse lassen sich jedoch ebenfalls damit abdecken. Als Informationsquellen dienen fast alle relationalen Datenbanken sowie Data Warehouses.
Anwender wollen Newsgroups integrierenPunktgleich kamen Dr. Materna mit den Programmen "Serviceware Knowledge-Bridge" und "Knowledge-Architect" sowie ZAP mit "Ucone" ins Ziel. Wie bei anderen Lösungen fehlt auch bei Dr. Materna die Integration von Newsgroups. Gravierender wirkte sich jedoch aus, dass die Programme keine automatische "Weckfunktion" haben, sobald Informationen im System aktualisiert werden. Ucone verzichtet auch auf die Newsgroup-Integration, außerdem fielen der nicht vorhandene Direktzugriff auf Web-Seiten negativ ins Gewicht.
Mit nur zwölf Zählern finden sich IDS Scheer und das "Enterprise Knowledge Portal" in dieser Disziplin auf dem letzten Platz wieder. Knowledge-Management ist erst seit kurzem ein Geschäftsfeld des Unternehmen, was sich auch darin äußert, dass die Software nur in der Betaversion zur Verfügung stand. Die Kritikpunkte: Keine Newsgroups, keine selbständigen Löschroutinen sowie die fehlende automatische Erinnerung für den Fall, dass Wissensbestände aktualisiert werden.
Die größten Unterschiede bei der Funktionsbewertung zwischen Anwendern und Herstellern finden sich im Internet-Bereich. Während die Nutzer auf das Web und die Newsgroups zugreifen wollen, schätzen viele Anbieter diese Features von neutral bis überflüssig ein. Sonst sind die Überschneidungen jedoch groß: Die meisten Lieferanten von KM-Lösungen wissen offenbar, was die Nutzer wollen.
Die aus den Anwenderkriterien abgeleitete funktionale Bewertung stellt allerdings nur einen Teil des Gesamtergebnisses der Studie dar. Berücksichtigt wurden dazu auch die Consulting-Leistungen eines Unternehmens, die Zahl der installierten Lizenzen sowie der Umsatz und die Unternehmensgröße. Ferner mussten sich die Programme einem weiteren Vergleich unterziehen: Hier wurden Schnittstellen, unterstützte Betriebssysteme, die Liefer- und Installationszeiten und die Anzahl der Releases pro Jahr abgefragt. Unter diesen Aspekten hat SAP mit 49 von 54 möglichen Punkten, gefolgt von Opentext mit 48 und Dataware mit 46 Zählern die Nase vorn.
Abb.1: Stetiges Wachstum
Der Bedarf an Programmen zur Wissensverwaltung im Unternehmen steigt auch in den nächsten Jahren weiter an. Quelle: IT-Research
Abb.2: Branchenfokus
Die deutschen Finanzdienstleister sind Vorreiter beim Einsatz des Knowledge-Management. Quelle: IT-Research