Die Frage, ob eine Finanzbuchhaltung per EDV oder besserer und rationeller über konventionelle Buchungsmaschinen geführt werden soll, dürfte ab einer gewissen Betriebsgröße klar zugunsten der EDV entschieden sein.

Auf welcher EDV-Anlage die Verarbeitung erfolgt (Karte, Band oder Platte) ist dabei sekundär, da alle Systeme die, von der Fachabteilung gestellten Aufgaben lösen können, wenn auch mehr oder weniger elegant.

Generell kann gesagt werden, daß die jeweilige Verarbeitung des Buchungsgutes per EDV so gut und schlecht sein wird, wie einerseits die organisatorische und sachliche Vorbereitung seitens der Fachabteilung ist und andererseits die EDV-Abteilung diese Anforderungen programmtechnisch in einen sicheren und wirtschaftlichen Maschinenablauf überträgt.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn nicht, gar der Kernpunkt für die Übertragung der Buchhaltung auf die EDV, ist die Erfassung der Daten, denn die Buchhaltung ist erfassungsintensiv! Ideal gelöst ist der Teil des Buchungsgutes, bei dem die Anlage auf Grund vorhandener Daten automatisch Buchungssätze bereitstellt, wie es bei unserer Lösung in verschiedenen Sachbereichen geschieht: Debitoren- und Erlösbuchungen aus der Fakturierung, Verbuchung und Auszifferung der offenen Posten bei den automatischen Zahlungen etc.

Für die übrigen zu erfassenden Daten stellt sich die Frage:

- Erfassen per Ablochbeleg.

- Kontierung der Originalbeleg und Weitergabe zur Erfassung an den zentralen Locherraum.

- Erfassen in der Fachabteilung

- durch eigene Erfasserinnen

- durch die Buchhaltungssachbearbeiter.

Die erste Lösung schied bereits nach den kurzen Überlegungen aus, da der Aufwand in der Fachabteilung zu groß ist. Denn: Keine Buchung ohne Beleg, kein Beleg ohne Kontierung, so das Ausfüllen des Ablochbeleges eine zusätzliche Arbeit bedeutet.

Die Abgabe von kontierten Originalbelegen aus der Buchhaltung sollte wegen der Verlustgefahr vermieden werden. Außerdem beschert das Lochen von vorkontierten und nicht formularmäßig aufbereiteten Belegen den nicht fachkundigen Lochern - abgesehen von dem nicht zu unterschätzenden, erhöhten Zeitaufwand - Schwierigkeiten und erhöht die Fehlerquote.

Verlustgefahr beseitigt

Die dritte Lösung (Erfasserinnen in der Fachabteilung) bringt den Vorteil, daß die Belege in der Fachabteilung verbleiben und die Verlustgefahr ausgeschaltet wird. Auch die Fehlerquote wird geringer sein, da die eingearbeiteten und nur mit dem Erfassen von Buchungsstoff beschäftigten Kräfte gewisse Fachkenntnisse besitzen und sich die Eigenart der Kontierung der verschiedenen Belegarten aneignen.

Andererseits stellt sich die Frage, ob die Lösung kostenmäßig rationell ist; denn zu ununterbrochener Erfassungsarbeit gehören unbedingt entsprechende Pausen, und die abfallenden Leistungskurven sind bekannt.

So erschien uns - nach eingehender Prüfung - als beste Lösung, daß jeder Buchhalter seine von ihm kontierten Belege selbst erfaßt.

Vorteile:

- Die Belege bleiben in der Fachabteilung.

- Die Kontierung braucht keine Schönschreibübung zu sein.

- Es erfolgen keine "unsinnigen" Erfassungen, da der Buchhalter im "Unterbewußtsein" Kontierungsfehler oder versehentlich fehlenden Text registriert und beim Erfassen abfangen kann.

- Die Abstimmung des Buchungsstoffes auf Grund der gebildeten Primanoten erfolgt sofort beim Erfassen, ebenso die Korrektur eventueller Fehler.

- Die Leistungskurve ist enorm hoch, da kein Mitarbeiter mehr als 2 Stunden erfaßt.

Es stellt sich nun die Frage, auf welchen Geräten der Buchungsstoff erfaßt werden soll. Im Hause Villeroy & Boch ist man der Ansicht, daß nur ein intelligentes Erfassungsgerät mit Bildschirm die Anforderungen einer modernen Buchhaltung erfüllen kann.

Nach eingehender Prüfung entschieden wir uns für, ein Datenerfassungs-Terminal Modell M 10 von Datasaab, das unseren Anforderungen in technischer, organisatorischer und preislicher Hinsicht entsprach.

Das uns gesetzte Ziel, alle Arbeiten der Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbuchhaltung innerhalb der Abteilung zu erfassen, haben wir erreicht; die Erfassung ist vollkommen problemlos. Auch seitens der Groß-EDV wurde unsere Lösung begrüßt, da das Einlesen der bereits geblockten, kompletten Buchungssätze die einfachste Art der Übernahme eines Buchungsgutes darstellt.

Die Mitarbeiter lernen die Bedienung sehr schnell und haben an der Erfassung des Buchungsgutes am Bildschirm großes Interesse.

*Helmut Goslau ist Hauptabteilungsleiter der Buchhaltung bei den keramischen Werken Villeroy & Boch KG. Mosaikfabrik, 6642 Mettlach/ Saar