5. Ihre Mitarbeiter sind nicht auf interne Audits vorbereitet
Ohne Vorbereitung oder Führung dürfte ein Audit für Ihre Mitarbeiter eine eher beunruhigende Erfahrung werden. Davenport plaudert aus dem Nähkästchen: "Ein interner Audit soll dem Unternehmen dabei helfen, erfolgreich zu sein. Ich erkläre meinen Mitarbeitern, dass die Auditoren einen Job zu erledigen haben und wir sie dabei bestmöglich unterstützen müssen."
Dieser Ansatz lässt sich zusätzlich unterfüttern, wenn Sie veranlassen, dass erfahrene Mitarbeiter die eher Unerfahrenen in Sachen Audit-Anforderungen auf den Stand der Dinge bringen. Dieser informelle Ansatz ist manchmal jedoch nicht genug. Sie sollten deshalb in Erwägung ziehen, sich auch regelmäßig mit dem internen Audit-Verantwortlichen auszutauschen.
4. Sie haben kein Audit Management
Wenn Ihre Mitarbeiter im Gespräch mit einem Auditor unsicher oder gar angsterfüllt wirken, sind die Chancen auf einen reibungslosen Ablauf der Untersuchung ebenfalls eher gering. Ein Weg zur Besserung: Betrauen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter mit der Aufgabe des Audit Managements.
"Als bei Hilton die heiße Phase angebrochen ist, waren viele unserer Mitarbeiter unsicher, wie mit Audit-Fragestellungen umzugehen ist. Daraufhin haben wir zwei neue Leute an Bord geholt, die seitdem für das Audit Management verantwortlich zeichnen und darin auch entsprechende Erfahrungen vorzuweisen hatten. Die beiden machen einen tollen Job und haben den Audit-Prozess für uns erheblich leichter gemacht", erzählt Leidinger.
3. Auditoren sind Ihr natürlicher Feind
Wenige Menschen sind erfreut, wenn Sie hören, dass in ihrer Abteilung ein Audit ansteht. Wer will schon freiwillig seine Arbeit und seine Mitarbeiter "durchleuchten" lassen?
Auditoren als Feinde zu betrachten, führt allerdings nur zu weiteren Problemen. Das weiß auch der Hilton-CTO: "In vielen Fällen gleichen die Auditoren unsere Prozesse mit bekannten Standards und Best Practices ab. Diese Einschätzung hilft uns dabei, unsere Prozesse zu validieren. Als wir unsere Organisation auf agile Methoden umgestellt haben, hat der Audit uns dabei geholfen diesen Übergang erfolgreich zu gestalten."
Ihre Mitarbeiter fit für den IT-Audit zu machen, spielt eine bedeutende Rolle bei der Erzielung positiver Ergebnisse. Möglich ist das aber nur, wenn Sie die Auditoren als Partner statt als Gegenspieler betrachten. Letztendlich befindet sich Ihr Unternehmen in einer Phase der Transformation und ein Audit kann einen Weg darstellen, Erfolge zu messen. Der Audit hat gar das Potenzial zur Ressourcen-Schaffung, falls die Auditoren zu der Überzeugung kommen, dass die gesteckten Ziele nur so zu erreichen sind.
2. Sie haben zu komplexe Policies und Prozesse
Sobald ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, werden Richtlinien und die Einrichtung von Prozessen unumgänglich, um das Wachstum managen zu können. Dennoch könnten Ihre Mitarbeiter Probleme damit haben, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Das war offenbar auch im Hause Hilton der Fall, wie Leidinger preisgibt: "Unser Unternehmen hat vor einigen Jahren große Anstrengungen unternommen, als es um die Vereinfachung der Richtlinien ging. Wir wollten unsere Policies konsolidieren und verständlicher gestalten. Durch den Abbau der Richtlinien-Hürden sind positive Ergebnisse bei einem Audit nun leichter zu erreichen."
Die Verschlankung der Richtlinien und Prozesse eines Unternehmens ist kein leichtes Unterfangen. Es ist wahrscheinlich, dass hierzu die Expertise aus mehreren Abteilungen erforderlich ist - inklusive Compliance, Buchhaltung, Audit und HR. Alternativ könnten Sie sich auch dazu entschließen, nur die Policies im Bereich Technologie anzupassen.
1. Ausnahmen sind bei Ihnen die Regel
Die meisten Unternehmens-Richtlinien beinhalten auch einen Prozess, um Ausnahmen von der Regel möglich zu machen. Für Auditoren stellen diese Abweichungen eine Herausforderung dar. John Ray nennt ein Beispiel in Zusammenhang mit der Instandhaltung von Software: "Kürzlich musste sich einer unserer Kunden mit Fragen über seine Methoden zum Patchen von Software auseinandersetzen.
Es gab zwar einen Dokumentationsprozess, aber einige Details waren nicht spezifiziert. Das wiederum wurde zum Problem, weil die Anwendung eines Security-Patches dazu geführt hätte, dass die Applikation zusammenbricht. Der Auditor wollte deswegen mehr darüber erfahren, wie Ausnahmen in den Prozessen gehandhabt werden."
Eine verzögerte Installation von Sicherheitsupdates sorgt für erhöhte Risiken - es lohnt sich also, den Grund für die Patch-Verzögerung zu dokumentieren.
Fazit: Der IT-Audit ist Ihr Freund!
Um die Ergebnisse Ihres Audits zu verbessern, sollten IT-Entscheider also diese Prinzipien verinnerlichen:
Erkennen Sie den Mehrwert, den Auditoren dem gesamten Unternehmen bringen können
Entwickeln Sie interne Prozesse, um die Audit-Aktivitäten zu managen
Bauen Sie eine fortlaufende Geschäftsbeziehung zu der Auditoren-Gruppe auf
Um es mit den Worten von Hilton-CTO Leidinger auszudrücken: "Sie sollten den Audit als weiteren Stakeholder betrachten, der Perspektiven eröffnet, die Sie bei Ihrer Arbeit miteinbeziehen müssen."
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer US-Schwesterpublikation cio.com.