Awareness ist das A und O

8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden.

9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung

Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein.

Ansonsten laufe das Unternehmen Gefahr, seinen Angestellten gegenüber als Anbieter von Telekommunikationsdiensten aufzutreten. Und damit komme es zu Einschränkungen beim Zugriff auf die unternehmenseigenen Geräte und Daten, die das Client- und Lizenz-Management erschwerten oder gar unmöglich machten. Um Mitarbeiter nicht zu demotivieren, schägt Aagon vor, Kiosk-PCs in den Pausenräumen aufzustellen, an denen privates Surfen ausdrücklich gestattet sei.

10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren

Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher, beteuert Aagon.

Gleichzeitig wirke das Zertifikat positiv in der Außendarstellung, habe Signalwirkung auf andere Hersteller, die keine Zertifizierung anbieten, verbessere das eigene Risiko-Management und wirke sich unter Umständen sogar positiv auf das Kredit-Ranking des Unternehmens aus. Last, but not least sei es auch eine positive Bestätigung für die eigenen Mitarbeiter. Sie erhalten damit quasi den offiziellen Nachweis, dass die ihnen auferlegten Einschränkungen dem Unternehmen tatsächlich zu Gute kommen.

Einen kostenlosen Rechtsleitfaden zum Thema Lizenz-Management stellt Aagon unter http://www.aagon.de/lizenzmanagement zum Download bereit. Autor ist der Rechtsanwalt Horst Speichert.