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Wer gemeinsam mit anderen Zuhörern einem Redner lauscht, der schenkt nur sieben Prozent seiner Aufmerksamkeit dem Sachinhalt. Insgesamt 93 Prozent erfordert die nonverbale Kommunikation. Das behauptet zumindest Katja Königstein, nach eigener Darstellung Webinar-Expertin und Beraterin. Für den Lösungsanbieter Citrix hat sie das Whitepaper "Der kleine große Unterschied" verfasst, in dem sie "die 10 Gebote für gelungene Online-Präsentationen" aufstellt.
Bei Online-Präsentationen sieht das logischerweise anders aus. Hier liegt das Hauptaugenmerk auf den Folien, sagt Königstein. Die drei wichtigsten Aspekte seien daher der sorgsame Umgang mit dem Text, der gezielte Einsatz von Bildern und das sinnhafte Nutzen von Interaktion. Königstein leitet daraus folgende zehn Ratschläge ab:
1. Ein Bild und acht Worte: Wenn Menschen einen geschriebenen Text sehen, lesen sie ihn sich im Stillen vor. Folientexte sollten daher nur etwa sechs bis acht Worte enthalten. Diese kann ein Mensch in etwa zwei Sekunden lesen. Königstein rät, den kurzen Text mit einem Bild zu kombinieren.
2. Eine Folie, eine Botschaft: Die Nutzer einer Online-Präsentation können schneller lesen, als ein Referent spricht. Folge: Wer auf einer Folie fünf Punkte auflistet, spricht noch über den ersten, während die Zuschauer die anderen schon lesen und nicht mehr zuhören. Daher sollte jede Folie nur eine Kernbotschaft enthalten.
3. In ganzen Sätzen schreiben: Schlagworte haben keine Aussagekraft, erklärt Webinar-Expertin Königstein. Sie rät, ganze Sätze auf Folien zu schreiben. Dabei sollten Worte mit möglichst kurzen Silben verwendet werden, weil diese besser lesbar sind.
4. Animationen richtig einsetzen: Animationen setzen voraus, dass die Nutzer über eine qualitativ hochwertige Internetverbindung verfügen. Das kann man nicht unbedingt voraussetzen - wer online präsentiert, kann daher nie wissen, ob sich Grafiken und Bilder schon bei allen aufgebaut haben. Alternative: Für jeden Schritt der Animation eine eigene Folie verwenden.
5. "Störbilder" weglassen: Nicht auf jeder Folie müssen Firmenlogo, Vortragstitel und anderer Zierrat auftauchen. Diese lenken den Nutzer nämlich ab. Königstein vergleicht das mit einem nicht richtig eingestellten Radiosender, bei dem Störgeräusche vom Inhalt ablenken. Ihr Tipp: Firmenlogo, Name des Referenten und Vortragstitel sowie -datum gehören nur auf die erste und letzte Folie. "Allein die Foliennummer hat Sinn, damit man bei Rückfragen einfacher Bezug nehmen kann", sagt sie.
Keine "schönen" Bilder
6. Bildern drei Funktionen zuweisen: Wer Bilder nur einsetzen will, um seine Grafik zu verschönern, sollte das lieber bleiben lassen - die Bilder rauben dann nur Aufmerksamkeit. Jedes Bild und jede Grafik muss eine von folgenden drei Funktionen erfüllen: als unerwarteter oder kurioser Magnet, der abdriftende Zuhörer wieder an die Präsentation heranführt, als Erinnerungsanker (hierfür eignen sich Bilder mit klarer Symbolkraft) oder als Wissensaktivierer. Damit sind Bilder gemeint, die vorhandenes Vorwissen illustrieren.
7. Pro Folie eine Minute Redezeit: Nur keine Angst vor "Folienschlachten". Informationen sollten "in kleinen, gut verdaubaren Häppchen serviert werden", sagt Königstein. Sie kalkuliert mit einer Minute Redezeit pro Folie.
8. Das Publikum beteiligen: Menschen sind mehr bei der Sache, wenn sie selbst aktiv etwas tun. Dafür bietet sich etwa eine kurze Umfrage unter den Teilnehmern der Präsentation an, ein Quiz oder Ähnliches. Wenn sich dafür kein Anhaltspunkt findet, bieten sich auch Banalitäten über das Wetter oder den Wohnort des Referenten an. "Das nimmt Ihrem Online-Meeting oder Webinar die Anonymität und führt in der Regel zu einer angenehmen Atmosphäre, in der man entspannt zuhören kann", sagt Königstein.
Die Hierarchie der Folien
9. Hierarchische Layouts verwenden: Wie ein Bericht gefettete Überschriften und kleinere Zwischentitel hat, sollten die Folien eines Online-Webinars hierarchisch gestaltet sein. Unterschiedliche Farben und Schriftgrößen erleichtern den Nutzern die Orientierung.
10. Folien sollen die Botschaft verstärken: Die Folien in einer Online-Präsentation dienen weder als Gedankenstütze für den Referenten noch als Hand-Out für die Teilnehmer. Sie erfüllen nur einen Zweck: Die Botschaft des Referenten zu verstärken.
- Bill Gates in den Wolken
Powerpoint sollte Rednern idealerweise dabei helfen, den Kern des Vortrags darzustellen. Mit Unmengen an Logos, Elementen und Texten wird das Auditorium dagegen überfordert und verwirrt. Experten raten zu möglichst wenigen Informationen pro Folie, etwa ein Bild pro Seite und kurzen, knappen Texten. - Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 1
Dieser verunglückte Powerpoint-Vortrag stammt von Jan Baan, Gründer des gleichnamigen Softwarehauses und heute Chairman von Cordys. Verschiedene Pfeile, Symbole und Rahmen sowie zuviel Text machen diesen Vortrag zur "schlimmsten Powerpoint-Präsentation, die je von einem CEO gezeigt wurde", findet Seth Godin, Marketing- und Präsentations-Experte in den USA. - Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 2
Diese Folie hat <a href="https://www.flickr.com/photos/jlaugesen/3104104113">Jesper Laugesen</a> entdeckt. Laugesen ist ebenfalls davon überzeugt, die weltweit schlimmste Powerpoint-Folie gefunden zu haben. - Tod durch Powerpoint
Schlimme Verfehlung listet Alexei Kapterev in seinem Diavortrag <a href="https://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint">Dead by Powerpoint auf Slideshare</a> auf. Dort gibt er auch Gestaltungsratschläge für gute Präsentationen. Unabhängig davon, dass der Text in der hier dargestellten Grafik in Kyrillisch verfasst und von Vielen wohl nicht zu entziffern ist, zeigt die Folie beispielhaft, wie sich eine Seite überladen lässt. - Besuch in Peking
Powerpoint-Folien sollten wenige Wörter enthalten, keine billigen und kitschigen Fotos zeigen und Überblendeffekte möglichst meiden. Auch eine Untermalung mit Ton und Musik ist verpönt, Sound-Effekte sollten allenfalls sparsam eingesetzt werden. - Übung, Übung, Übung
Vor dem Vortrag steht die Übungseinheit. Experten raten zu zehn Übungsstunden je Vortragsstunde. Darüber hinaus sollte das technische Equipment im Vorfeld getestet werden. Microsoft-Fehlermeldungen während der Präsentation sind peinlich und lenken das Auditorium ab. Von Guy Kawasaki, Venture Capitalist und Vortragsreisender, stammt die 10/20/30-Regel: Maximal zehn Slides, höchsten 20 Minuten Vortrag, Schriftgröße mindesten 30 Punkte. - Nasa-Desaster
Diese Powerpoint-Folie aus dem Jahr 2006 zeigt Teile des Space-Shuttle-Programms zur Abnahme der externen Treibstoff-Tanks. Es steht zu hoffen, dass die Zuhörer die Folie verstanden haben. "Präsentations-Sauerei", sagte Design-Guru Edward Tufte beim Anblick der Folie. Sie zeuge nicht gerade von Ingenieurs-Intelligenz. - Yes we Can
Wie Barack Obamans Botschaft an die Nation als Präsentation aussehen könnte, ist auf der Web-Site <a href="http://www.shmula.com/475/barack-obama-yes-we-can-a-powerpoint-deck" target="_blank">Slideshare</a> zu sehen. Dargestellt ist die letzte von insgesamt elf Powerpoint-Folien mit der Zusammenfassung von Obamas Rede. Die Präsentation veranschaulicht die Grenzen von Powerpoint als Kommunikationsmittel.