Parallel dazu funktioniert auch der Zugriff über die automatisch eingerichteten Protokolle "Web-based Distributed Authoring and Versioning" (WebDAV) und das File Transfer Protocol (FTP). Für Entwickler ist interessant, dass das Repository eine Schnittstelle auf Basis des "Java Content Repository API" (JSR-170) bietet, so dass eine Integration mit anderen Applikationen und Dokumentendatenbanken auf Basis des Standards möglich ist.
Alfresco kann Dokumente beim Import auf Basis von benutzerdefinierten Regeln automatisch mit Metadaten versehen oder diese aus gängigen Office-Formaten extrahieren. Diese Vorgaben gelten unabhängig vom Zugriffsweg: Beispielsweise können eingehende Dokumente aufgrund bestimmter Schlagwörter in ein dafür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden, egal ob die Texte über das logische Windows-Laufwerk oder FTP in das System gelangten. Das Gleiche gilt für die automatische Konvertierung in diverse Dateiformate, etwa PDF. Alfresco unterstützt eine Vielzahl gängiger Dokumenten-, Bild- und Multimedia-Formate. Ist Open Office Server-seitig als Transformation Engine eingebunden, können Powerpoint-Dateien in Flash-Animationen umgewandelt werden.
Für die Volltextrecherche verwendet das System "Lucene", eine freie Suchmaschine der Apache Software Foundation. Sie durchsucht das gesamte Alfresco-Repository und kann viele Dateiformate, unter anderem PDF, Microsoft Office oder Open Office, für die Volltextrecherche indizieren. Dateien außerhalb des Repositories werden nicht einbezogen. Da in Alfresco Zugriffsrechte auf Dokumentenebene vergeben werden können, weisen die Trefferlisten nur solche Dokumente aus, die der jeweilige Benutzer öffnen darf. Ein frei definierbares Kategoriensystem hilft ihm, die Treffermengen sinnvoll einzugrenzen.
