Der BITKOM-Leitfaden bietet IT-Verantwortlichen einen Überblick über wichtigsten Fragen der systematischen und ordnungsgemäßen dauerhaften Archivierung von E-Mails. Der ständig wachsende E-Mail-Verkehr und die damit einhergehende Belastung der E-Mail-Systeme erfordern gleichfalls eine Systematik für die E-Mail-Archivierung wie die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Der Branchenverband beschreibt in seinem Leitfaden die verschiedenen Motive zur Einführung von E-Mail-Archiven und gibt Hinweise, welche Punkte dabei beachtet werden sollten.
Nach der anfänglichen Hinterfragung der Speichergröße als Problem bei E-Mail-Systemen befasst sich der Leitfaden mit dem komplexen Thema Compliance. Dabei werden die unterschiedlichen Anforderungen in Deutschland, Europa und den USA beschrieben, Standards, gesetzliche Grundlagen und Datenschutzanforderungen vorgestellt.
Das darauffolgende Kapitel befasst sich mit ECM-Systemen (Enterprise Content-Management) und alternativen Produkten auf dem Markt.
Um der Speicherflut und den damit einhergehenden Kosten für die Datenvorhaltung zu begegnen ist ein weiteres Kapitel dem Thema Optimierung der Speicherkosten gewidmet, um im Anschluss daran auf die revisionssichere Archivierung einzugehen.
Der Leitfaden ist zwar nicht ganz neu, hat aber nach wie vor Gültigkeit und ist vor allem für IT-Verantwortliche in mittelständischen und kleinen Unternehmen ein wertvoller Überblick, den sie sich in wenigen Minuten verschaffen können. Die nächste Steuerprüfung kommt bestimmt.
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