"Single Instance Storage" bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, zu erkennen, dass bestimmte Speicherobjekte (Dateien oder Datenblöcke) mehrfach vorkommen. Diese Mehrfachinstanzen werden reduziert, indem ein solches Objekt nur einmal gespeichert wird und die anderen Instanzen durch Verpointerung nur noch referenziert werden müssen. Dieses Verfahren gibt es auf File-System-Ebene oder auch im DMS-/Archivumfeld als Bestandteil der Speicher- oder Anwendungsschicht.
Der Einsatz von Single-Instance-Verfahren ist beispielsweise sinnvoll anwendbar bei mehrfach vorkommenden identischen Anhängen. Aber bereits minimale inhaltliche Änderungen führen zu einem neuen Hash-Wert und damit zur Speicherung einer weiteren Instanz des Dokumentes bei File-basierenden Single-Instance-Storage-Funktion. Kommt eine Block-basierende Single-Instance Funktion zum Einsatz, werden nur die geänderten Speicherblöcke aber nicht die komplette Datei neu geschrieben.
Der Anwender sollte daher prüfen, welche Funktion zum Einsatz kommen soll, Dies gilt insbesondere dann, wenn eine im Mail-System wie MS Exchange oder Lotus Domino bereits vorhandene einfache Single-Instance Storage (File-basiert) verwendet wird, sodass der Nutzeneffekt einer zusätzlichen "externen" Single-Instance-Archivierung vielleicht gar nicht in dem erhofften Ausmaß eintritt.
Wenn man von unterwegs via VPN oder Web-Anwendung trotzdem auf die Systeme des Unternehmens zugreifen kann, stellt sich die Frage nicht. Anwender, die nicht immer am Unternehmensnetz angeschlossen sind, benötigten mindestens eine Replikation der Mail oder einer vorher ausgewählte Untermenge auf ihr Notebook. Manche Mailarchive stellen hierfür Replikationsmechanismen zur Verfügung, sodass der mobile User die Inhalte seiner bereits archivierten Mails automatisch auf dem Notebook hat.
Wenn der Anwender in einer solchen Mail arbeiten möchte und diese dabei ändert, wird die Sache komplizierter, weil entweder auch andere Kollegen an diesem Mail gearbeitet haben oder weil das Archivsystem kein Überschreiben zulässt und eine Version anlegen möchte. Im letzteren Fall müsste es unterscheiden zwischen der Mail und seinen Anhängen, weil es vorkommt, dass nur ein Attachment geändert wird, die anderen Attachments und der Bodytext aber unverändert bleiben. Einige Mail-Archivlösungen sind in der Lage, nach der Archivierung wiederhergestellte und geänderte Mails zu erkennen und automatisch als neue Version der ursprünglichen Mail zu speichern. Bei einer Recherche im Mail-Archiv können so die Änderungen immer nachvollzogen werden.
