Gemeinsame Basis für alle Lösungen zur Anwender-getriebenen Mail-Archivierung ist das Verfahren, dass der Anwender entscheidet, ob und wie eine Mail abgelegt werden soll. Die angebotenen Produkte bieten unterschiedliche Komfortstufen und Funktionen. Bei einigen Lösungen kann der Benutzer die zu archivierenden Mails in dedizierte Archiv-Postfächer kopieren oder verschieben. Diese werden im Hintergrund regelmäßig (asynchron) archiviert. Hier stellt sich Frage, wie eine individuelle Indizierung (über die Mail-Properties hinaus) umgesetzt werden kann. Die Nutzung von Postfach-Strukturen im Mail-System hat sicherlich Grenzen bezüglich Detaillierungsgrad und Administrationsaufwand (siehe auch den Beitrag "Mehr als Mailboxen verwalten" zu speziellen Archivlösungen für E-Mails).
Eine weitere Variante ist eine "Speichern unter"-Funktion, das heißt die gesamte Mail oder einzelne Anhänge können Dateiähnliche Strukturen des Mail-Archivs abgelegt werden. Entscheidend ist unter anderem hier die Art und Weise der Integration des Mail-Archivs in den "Windows Explorer" von Microsoft und, falls erforderlich, die Umsetzung einer Mail-System-neutralen Archivierung einer vollständigen Mail (inklusive Anhänge) ohne Nutzung eines proprietären Containerformates wie MSG (Microsoft Outlook/Exchange) oder NSF (IBM-Lotus Notes/Domino).
Eine Vielzahl von Lösungen bietet eine Mail-Archivierung über Plug-Ins im Mail-Client. Damit können Mail-Objekte über Indiziermasken des Mail-Archivs oder eines DMS in individuelle Aktenstrukturen gespeichert werden.
Aufgrund dieser unterschiedlichen funktionalen Ausprägungen empfiehlt sich zunächst die Analyse individueller Anforderungen aus Unternehmenssicht. Typische Auswahlkriterien für eine Lösung sind bspw.:
In welcher Business-Kontext soll eine Mail gespeichert, ist die reine Ablage in einem Mail-Archiv ausreichend?
In welchem Speicherformat sollen Mails oder Mail-Komponenten abgelegt werden?
Muss eine Konvertierung in ein Mail-System-unabhängiges Speicherformat wie PDF/A unterstützt werden?
In welche Dokument-/Aktenstrukturen soll die Ablage möglich sein?
Welche Client-Plattformen müssen für die Mail-Archivierung unterstützt werden?
Muss eine Suche nach archivierten Mails direkt aus dem Mail-Client zur Verfügung stehen?
Muss eine 1:1 Wiederherstellung von archivierten Mails im Mail-System unterstützt werden?
Tipps zur Produktauswahl finden Sie auch im Beitrag "Wie Sie das passende E-Mail-Archiv finden")
