In den meisten Ländern tragen die Geschäftsführer oder Inhaber des Unternehmens die Verantwortung für die Einhaltung der Gesetze, nicht die einzelnen Mitarbeiter. Es liegt daher im eigenen Interesse des Unternehmens, dass umfassende Initiativen für Software-Asset-Management vorhanden sind.

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter sollten die Arbeitgeber sicherstellen, dass zu den Beschäftigungsbedingungen auch die Verantwortung des Mitarbeiters gehört, das Urheberrechtsgesetz am Arbeitsplatz zu respektieren und einzuhalten. Es gehört zur guten Unternehmenspraxis, dass Sie Grundsätze zur Nutzung von Software in Ihrem Unternehmen aufstellen und jeder Mitarbeiter ein Exemplar dieser Grundsätze erhält. Bei einigen Unternehmen ist dies Teil des Arbeitsvertrags. Daraus weisen die Lizenzexperten der Business Software Alliance (BSA) hin.

Wenn man den Mitarbeitern unkontrollierten Zugriff auf das Internet ermöglicht, kann dies eine gewisse Verwundbarkeit bedeuten. In den meisten Ländern haftet das Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter gegen das Gesetz verstößt, indem er eine unautorisierte Software herunterlädt. In einigen Ländern kann dies für die Geschäftsführer des Unternehmens eine Haftstrafe oder unbegrenzte Geldstrafen zur Folge haben. Abgesehen von den rechtlichen Konsequenzen setzen Sie mit unlizenzierter Software Ihre Netzwerke - und sensible Geschäftsdaten - dem Risiko von Viren aus, die einen Systemabsturz verursachen können.

Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie über Download-Beschränkungen für PCs und vernetzte PCs verfügen; dies wird Ihnen helfen, eine Verletzung der geistigen Eigentumsrechte der Softwarehersteller zu vermeiden.