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Unternehmen sehen sich gezwungen, ihre internen Abläufe zu straffen. Die daraus resultierenden Ergebnisse ermöglichen einerseits, Ressourcen wertschöpfender einzusetzen, bergen andererseits jedoch die Gefahr, dass bestimmte Aufgaben nicht vollständig oder nur in geminderter Qualität abgearbeitet werden.
Eine übliche Methode, um solche Gefahren zu verringern, ist die Geschäftsprozessdokumentation. Unternehmen analysieren hierzu ihre Abläufe und zerlegen sie in strategische und technische Geschäftsprozesse. Die beteiligten Personen und Ressourcen werden ermittelt und alle gesammelten Informationen festgehalten. Diese dienen später als Grundlage, um die aufgenommenen Prozesse zu verbessern.
Die Rückführung der so gewonnenen verbesserten Prozesse in das Unternehmen stellt eine der größten Herausforderungen dar. Dabei helfen sollen Produkte wie der "WebSphere Business Modeler (WBM)" von IBM. Er bietet sowohl für die Dokumentation von Geschäftsprozessen als auch für die spätere Reintegration der verbesserten Prozesse eine solide Basis. Im Folgenden sollen die Möglichkeiten des WBM aufgezeigt und dessen Grenzen diskutiert werden.
Die Aufnahme der Abläufe in einem Unternehmen wird im Allgemeinen manuell erfolgen müssen. Die gewonnenen Informationen sollten zur weiteren Verarbeitung in einer standardisierten Form abgelegt werden können. Die Überführung der eher unstrukturierten Informationen in einen Standard unterstützt WBM durch ein komfortables grafisches Modellierwerkzeug.
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Alle Standardelemente eines Prozesses wie Aufgaben, Entscheidungen und Transformationen sind als Modellelemente verfügbar. Darüber hinaus stellt die Software Elemente wie Benutzerinteraktionen, zeitgesteuerte Ereignisse, Schleifen, Subprozesse, Logik-gesteuerte Tasks, Prozessdaten und Funktionen zur Überwachung zur Verfügung.
Durch die grafische Darstellung und eine programmintegrierte Validierung der Modelle kann der WBM-Anwender schnell Lücken in der Aufnahme von Prozessen entdecken. Ist die Modellierung abgeschlossen, lassen sich mit Hilfe eines umfangreichen Werkzeugs automatisiert Dokumente zur Ablage generiert werden. Diese Automatisierung bringt einen enormen Vorteil mit sich: Die Dokumentation muss bei Änderungen an den Prozessen, die etwa durch Optimierung entstehen, nicht gesondert angepasst werden. Der Nutzer muss diese lediglich neu erzeugen. Ein weiterer Vorteil: Für Änderungen am Format oder am Layout der Dokumentation genügt es, die zu Grunde liegenden Templates anzupassen und dann Dokumente erneut generieren zu lassen. Diese enge Verzahnung von Modell und Dokumentation erlaubt eine über lange Zeiträume hinweg andauernde Konsistenz zwischen existierenden und dokumentierten Prozessen in einem Unternehmen.
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