Open Office nutzt ein XML-basiertes Dateiformat. Das Programm speichert Inhalt, Layout und Formatierungsinformationen jedes Dokuments als eigenen Satz von XML-Streams oder Unterdokumenten. Ein Open-Office-Dokument besteht aus mehreren XML-Streams.
Der Vorteil des XML-Formats: Inhalte werden in Open Office im Klartext gespeichert. Sie sind damit direkt lesbar und lassen sich weiterverarbeiten, ohne dass das Ursprungsprogramm benötigt wird. Damit ist es beispielsweise möglich, eigene Programme zu schreiben und Formulare mit Inhalten einer Datenbank automatisch ausfüllen. Außerdem ist sichergestellt, dass der Zugriff auf die Dateien auch in Jahren noch uneingeschränkt möglich ist. Das ist gerade im kommerziellen Einsatz aufgrund der langen – vom Gesetzgeber verlangten – Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für Unterlagen ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Die Dokumente und XML-Streams werden komprimiert abgelegt. Open-Office-Dokumente belegen damit wenig Festplattenspeicher und lassen sich mit allen gängigen Programmen entpacken. Verwendet wird allerdings nicht die Endung ZIP. Vielmehr kommen – wie bei Microsoft Office – unterschiedliche Kennungen für die einzelnen Teilanwendungen zum Einsatz.
Das neue Dateiformat, das Open Office seit Version 2.0 nutzt, beruht weiterhin auf komprimierten XML-Dateien, folgt nun aber den Beschlüssen des Standardisierungsgremiums OASIS. Mit dem OASIS-Standardformat Open Document wird ein allgemeines Format für Office-Anwendungen definiert, um den Dokumentaustausch zu erleichtern. Neben Open Office wird es auch von KOffice als Standard-Dateiformat genutzt.
