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Effiziente Zusammenarbeit basiert auf Kommunikation, Wissensaustausch sowie der Koordination von Mitarbeitern und Teilaufgaben. Um dies zu unterstützen, waren bis vor wenigen Jahren mächtige, aber damit oft auch schwerfällige Lösungen zum Dokumenten- beziehungsweise Wissensmanagement sowie Groupware-Lösungen mit Kalender- und Planungsfunktionen das Mittel der Wahl. Schaut man sich andererseits die „Freizeit“-Anwendungen des Social Web wie Facebook, Google+ oder andere an, wird dort Vergleichbares geleistet, dies aber meist ausgesprochen schnell, flexibel und selbstkoordiniert. Zudem ist dank Nutzerfeedback die Qualität des Ergebnisses schnell offensichtlich. Gerade diese Vorteile machen die Nutzung von Social Business Collaboration (SBC) – der Übertragung der Prinzipien des Web 2.0 in die Unternehmenswelt – so interessant. SBC ist jedoch keine bloße Kopie der Social Web Anwendungen. Vielmehr gilt es, Gegebenheiten wie die Anbindung an übergreifende User-Directories, strenge Sicherheitsmechanismen und den Schutz der Privatsphäre mit den Prinzipien des Social Web in Einklang zu bringen.
Hat sich eine Firma dazu entschlossen, eine SBC-Plattform für Social Business Collaboration einzuführen, hat sie die Qual der Wahl: Das verfolgte Ziel spielt dabei eine zentrale Rolle. Zu den häufig anvisierten Resultaten zählen verbessertes Wissensmanagement durch schnelleres Finden bereits vorhandener Inhalte, schnelleres Lokalisieren interner Experten, die erleichterte Ideengenerierung sowie die Reduktion von Kommunikationsaufwänden.
- Confluence
Beim Editieren von Beiträgen bietet Confluence durch zahlreiche Makros eine Fülle von Möglichkeiten. Damit lassen sich die so entstehenden Wiki-Seiten an jedes Look and Feel anpassen und bieten dem Autor viele Darstellungsoptionen. - Confluence
An dieser Stelle bietet Confluence dem Nutzer einen Überblick über die Aktivitäten seiner Kontakte. Das reicht vom Termin, über das Erstellen von Schriftstücken oder Videos bis zum Chat. Dabei ist es eine Frage der Konfiguration, ob die Activity Streams der Kontakte automatisch angezeigt werden oder nur mit deren Zustimmung. - Jive
Der Activity Stream in Jive ist sehr fein granular filterbar. Was der Nutzer nicht sehen will, kann er ausblenden. Durch diese Filter wird Information Overflow vermieden und trotzdem erhält der Nutzer alle für ihn wesentlichen Informationen. - Jive
Beim Editieren eines Beitrags in Jive, wird der Anwender bei weitem nicht so üppig mit Möglichkeiten versorgt wie etwa bei Confluence. Im Gegenteil die Editiermöglichkeiten beschränken sich im Wesentlichen auf die eines Web-Editors. - Sharepoint
Richtig aufgeräumt sieht die persönliche Startseite bei Sharepoint aus, ein weiteres Indiz dafür, dass Microsoft auch bei den Collaboration-Funktionen sehr stark auf den Strukturaspekt setzt. Das macht das ganze übersichtlich, im Hintergrund und für den Nutzer aber wesentlich komplexer als andere Collaboration Tools. - Sharepoint
Auch in Sharepoint lässt sich einstellen, welche Aktivitäten der Nutzer sehen will und welche nicht. Allerdings funktioniert das bei weitem nicht so feingranular wie zum Beispiel bei Jive.
Neben den verfolgten Zielen spielen die Eigenschaften der internen Prozesse, Arbeitsweisen und IT-Systeme eine wichtige Rolle. Beide Aspekte sind bedeutsam, weil sich viele Softwareanbieter zwar SBC auf Ihre Fahnen schreiben, aber mit ihren Angeboten unterschiedliche Schwerpunkte bedienen. Grob lassen sich hierbei drei Anwendungsklassen unterscheiden, die sich in den untersuchten Lösungen spiegeln:
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Anwendungen, die Collaboration mit starkem Fokus auf freier, persönlicher Interaktion als ihren Kern erachten. Dazu gehört JiveSoftware’s Jive SBS, hier in der Version 5.0 untersucht.
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Anwendungen, die strukturierte Interaktion durch Portalfunktionalität, ECM und/oder Prozessausführung im Kern unterstützen und nun um weitere Social Collaboration Funktionen ergänzen. Ein Beispiel dafür ist Microsoft Sharepoint 2010.
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Anwendungen, die kollaborative Dokumenten- und Wissensverwaltung dokumentenzentriert unterstützen und jetzt mit weiteren SBC-Funktionen ausgestattet werden. Zu dieser Gruppe gehört Confluence von Atlassian Software, hier in der Version 4.1 betrachtet.
Beim Vergleich der drei Plattformen wurde vor allem auf folgende Merkmale geachtet:
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Personalisierbarkeit,
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Wiedererkennungswert,
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Arbeiten mit Dokumenten,
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Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,
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Social Analytics,
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Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,
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Berechtigungsmanagement,
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Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion.
- Sechs Cloud-Collaborations-Dienste im Vergleich
Ziel der Analyse war es, Selbstständigen und Mittelständlern eine Entscheidungshilfe in der Auswahl der geeigneten Cloud-basierende Collaboration-Lösung an die Hand zu geben. Wesentlich sei eine möglichst integrierte Lösung mit Funktionen für Groupware, Collaboration und Unified Communication sowie mit Office-Anwendungen, betont Techconsult. Besonders gewichtet wurden Sicherheitsaspekte, Mitarbeiterakzeptanz, derzeitige Einsatzgrade bestehender (produktiver) Lösungen. - Was der Mittelstand will
Basis dieser Bewertungskriterien ist eine Studie vom Sommer 2011 unter 207 mittelständischen Firmen. Die Befragung zeigt, dass Anwender den Dokumenten- und Applikationsaustausch über Medien- und Plattformgrenzen hinweg als problematisch erachten. Fast ein Drittel der Befragten haben Schwierigkeiten, ihr Home Office in den Unternehmensalltag einzubinden. Hier könnten integrierte Cloud-Angebote helfen. - O2 ist nicht empfehlenswert
O2 ist Schlusslicht des Lösungsvergleichs, der Anbieter steigt laut Techconsult nach mehreren Versuchen im Bereich der Hosted-Groupware und Collaboration-Lösungen stillschweigend aus dem Markt aus. Empfehlenswert ist dieses Angebot aufgrund der Vertragsmodalitäten, Anwendungsfunktionalitäten und mangelnder Zukunftssicherheit daher nicht. Konkurrent Vodafone hat diesen Schritt bereits hinter sich gebracht und reicht inzwischen ausschließlich Google Apps und Microsoft Office 365 an Kunden durch. - Dem Telekom-Dienst fehlt Integration
Die Telekom vertraut im Mittelstands-Segment ausschließlich Hosting-Lösungen auf Microsoft-Basis. Sie sind zum einen finanziell unattraktiv und wirken zum anderen in sich zersplittert. Dem Angebot fehlt der integrative Ansatz. Zudem sind Support-Leistungen der Telekom erschreckend teuer und können zu einer Kostenexplosion führen. - 1&1 muss nachbessern
1&1 platziert sein zweigleisiges Angebot KMU-freundlich. Es scheint, als ob das Unternehmen künftig stärker auf Angebote auf Basis der Open-Xchange-Lösung setzen wird. Hier stellt Zoho im Rahmen einer Kooperation die Productivity-Anwendungen bereit. Aktuell ist dieser englischsprachige Dienst für KMUs wenig empfehlenswert. Ein Vorteil der 1&1-Lösung ist Kundennähe und ein deutsches Rechenzentrum. - IBM vertraut auf LotusLive
IBM entwickelt ihre Lösung weiter, scheint aber noch im Experimentierstadium zu stecken. Im Vergleich zu Microsoft Office 365 oder Google Apps for Business sind etwa Productivity-Funktionen nur als Beta-Ausführung vorhanden. Zudem hat IBM mit einem geringen Lotus-Notes-Kundenstamm im KMU-Bereich zu kämpfen. Für viele KMUs bedeutet eine Umstellung auf LotusLive mehr Schulungsaufwand. - Google Apps fehlt die Offline-Option
Google Apps for Business verfügen über ein breit gefächertes Portfolio. Das Angebot ist für den deutschen Mittelstand riskant, weil es keine On-Premise-Absicherung vorsieht. Problematisch ist auch die Informationspolitik des Anbieters zur Datenhaltung. Techconsult-Untersuchungen belegen, dass Anwender Google nicht als vertrauenswürdigen Provider für den Business-Einsatz erachten. - Techconsult empfiehlt Office 365
Microsoft punktet mit geringen Kosten und vielen Features, die andere Provider nur gegen Aufpreis bereit stellen. Das Unternehmen bietet Zukunftssicherheit und vielen KMUs Investitionsschutz, da sie vorhandene Systeme von Microsoft nicht unmittelbar ablösen müssen. Anwender sind mit den Tools vertraut, so dass kostspielige User-Testlaufreihen und Change-Management-Projekte entfallen. Microsoft Office 365 rechnet sich daher schneller. Hilfreich ist zudem, dass sich die Online-Suite um lokale Ressourcen ergänzen lässt und Clients mit dem vollwertigen Office Professional ausstatten lassen. - Die Einzelbewertungen im Überblick
Das hier dargestellte Bewertungsraster fast die Einzelbewertungen der Lösungsbestandteile zusammen. Dabei wurde jeder Anbieter in jedem Kriterium vor dem Hintergrund einer allumfassenden All-in-One-Lösung zur Zusammenarbeit aus der Cloud bewertet.