Projektbeschreibung: Verträge (und andere Vorgänge) werden nicht von Einzelpersonen erstellt und bearbeitet, sondern sind das Ergebnis der Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Inhalte müssen abgestimmt, formuliert, modifiziert, bewertet, freigeben und überwacht, Workflows gestaltet, Vertragsfristen fixiert und kontrolliert werden. Geschäftsinterne Prozesse sind also beim Vertrags-Management ebenso zu berücksichtigen wie die präzise, risikobetrachtende Behandlung der Vertragsinhalte. Die Rechtsabteilung von Osram ließ diese komplexe Inhalts-, Personal- und Prozess-Struktur mit Hilfe einer digitalen Lösung optimieren. Durch eine zentrale Ablage haben alle autorisierten Personen weltweit sofort einen aktuellen Überblick über die laufenden Vorgänge und die bestehenden Verträge.
Urheber/Partner: Alegri International Group, München.
Eingesetzte Technik: Microsoft SharePoint Server und Microsoft Office-Client-Anwendungen wie Word und Outlook.
Aufwand:
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Design der Seite und Festlegung der Navigation (nach Funktion, Organisation, prozessual, Sprachauswahl etc.);
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Implementierung von SharePoint, Interoperabilität zu MS Office und anderen Systemen;
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Klärung "Altdatenübernahme", Training der Anwender.
Nutzen und Ergebnis:
Alle Dokumente sind zentral digital verfügbar, einfach zu verwalten und schnell aufzufinden. Wiedervorlage, Fristenüberwachung und ´verschiedenes mehr sind automatisiert. Vertragsanlage und -verwaltung sowie die Workflows sind transparent und automatisiert. Dadurch reduzieren sich Arbeitsaufwand und Fehlerquoten erheblich, die Geschäftsprozesse sind effizienter und rechtssicher.