| GFI MailArchiver 6.1 erfüllt die Aufbewahrungspflicht | |
| Server-basierende Lösung | |
| Rechteabhängige Recherche |
Gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen wird das Thema E-Mail-Archivierung häufig vernachlässigt, weil die Systemverwaltung den zusätzlichen Aufwand scheut. Die gesetzlichen Bestimmungen gelten indes für alle, weshalb im Grunde kein Unternehmen um dieses Thema umhinkommt. MailArchiver 6 ist eine Archivierungssoftware für Microsoft Exchange 2000, 2003 und 2007, die sich mit geringem Aufwand einrichten lässt. Ist sie einmal installiert, fällt in der Regel nur wenig zusätzliche Arbeit für den Administrator an. Die kürzlich freigegebene Version 6.1 bietet nun auch eine deutschsprachige Verwaltungsoberfläche.
Nach der Installation von MailArchiver sollen normalerweise vorhandene E-Mails in das Archiv übernommen werden. Dafür stehen dem Administrator verschiedene Tools zur Verfügung, je nach dem aus welcher Quelle die E-Mails gelesen werden sollen. Als solche kommen Exchange, Outlooks PST-Dateien, GFI MailArchiver 2 und GFI MailEssentials, die Anti-Spam-Lösung aus dem gleichen Haus, in Frage. Die Vorgehensweise ist dabei immer ähnlich. Zunächst werden die E-Mails auf einen Datei-Server exportiert, von wo sie dann der MailArchiver-Importdienst einliest.
Den Export aus Exchange unterstützt ein Assistent, mit dessen Hilfe der Administrator die Postfächer auswählen kann, die archiviert werden sollen. Dieses Werkzeug hilft auch beim Export von Mails aus einzelnen PST-Dateien. Die PST-Exportkonsole hingegen eignet sich für den Import von Archiven, die sich auf Arbeitsplatzrechnern befinden. Sie kann Agenten auf die PCs verteilen, um E-Mails ab einem bestimmten Empfangsdatum aus den lokalen Outlook-Archiven zu entnehmen.
Nach dem manuellen Import bereits vorhandener E-Mails archiviert die Software neu ankommende E-Mails direkt aus der Exchange-Datenbank. Einige Systeme löschen E-Mails beziehungsweise enthaltene Anhänge nach dem Archivieren aus den Postfächern oder ersetzen sie durch Verweise auf das Archiv. Letzteres hat den Vorteil, dass die Anwender von gewohnter Stelle auf abgelegte E-Mails zugreifen können. Allerdings bergen Schreibzugriffe durch Software von Drittanbietern immer das Risiko, dass dabei die Exchange-Datenbank beschädigt wird.
GFI geht hier deshalb einen anderen Weg und greift nur lesend auf Exchange zu. Archivierte E-Mails sollten Anwender entweder von Hand löschen oder dafür die Autoarchivierungsfunktion von Outlook verwenden, die in regelmäßigen Zeitabständen ältere E-Mails aus dem Postfach entfernen kann. Dabei kann die Systemverwaltung mit Hilfe von Gruppenrichtlinien verhindern, dass gelöschte E-Mails in das Outlook-Archiv wandern.
