| Via Web Dokumente teilen mit Office Live Workspace | |
| Integration in Office XP, 2003 und 2007 | |
| Konflikte vermeiden beim gemeinsamen Editieren | |
| Keine Verschlüsselung |
Anwender können ihre Word-Dokumente vom PC aus in einem Online-Arbeitsbereich speichern beziehungsweise von dort öffnen. Möglich ist dies mit Office XP oder höher. Damit das klappt, muss der Nutzer ein Add-in installieren. Ist das erledigt, erscheint beispielsweise in Word 2007 beim Öffnen-Dialog in der linken Spalte zusätzlich das Symbol "Microsoft Office Live". Dahinter verbirgt sich die Arbeitsbereichstruktur, von der aus der Anwender zu den einzelnen Dateien gelangt.
Der Workspace-Nutzer kann andere Nutzer per E-Mail zur Zusammenarbeit an Dokumenten einladen. Verfügt der Empfänger noch nicht über ein Konto auf der Microsoft-Plattform, gelangt er über einen in der Nachricht eingebetten Link direkt auf die Registrierungsseite. Allzu viele Daten muss der neue Nutzer hier nicht eingeben.
Workspace dient vor allem dazu, auf einfache Weise mit Kollegen zusammenzuarbeiten, ohne hierzu Software installieren zu müssen - sieht man einmal von dem erwähnten Add-in für Office ab. Wer im Team an Inhalten feilen oder einer Gruppe von Personen Informationen bereitstellen will, kann Dateien für andere freigeben, wobei er selbst festlegt, ob sie andere nur lesen oder auch ändern dürfen.
Freigeben kann der Autor ein Dokument oder den gesamten Arbeitsbereich und damit alle Dateien, die dort angelegt sind. Jeder Teilnehmer kann zu Schriftstücken Online-Kommentare hinterlegen.
Erzeugen und Ändern lassen sich bestimmte Dokumente wie beispielsweise Notizen direkt über einen simplen Web-Editor. Arbeiten zwei Anwender gleichzeitig an einem solchen Web-Dokument, fragt ein Dialogfenster beim Speichern, ob die Änderungen des Teamkollegen überschrieben werden sollen. Hier wird jedoch nur auf einen Konflikt hingewiesen. Wie die Benutzer damit umgehen, bleibt ihnen überlassen. Änderungen an Dokumenten sowie An- und Abmeldungen von Kollegen protokolliert das Werkzeug in der Spalte "Aktivitäten". Die Protokolleinträge kann man sich per E-Mail zukommen lassen.
