Viele Unternehmen setzen noch immer auf klassische Personalakten in Papierform und gehen erst langsam die Modernisierung ihres Personal-Managements an - besonders kleine und mittelständische Firmen.
Die elektronische Personalakte ist Grundlage für ein modernes Personal-Management. Ergänzt mit Funktionen, für die Mitarbeiter ("Self-Service-Funktionen") wie Fehlzeitenverwaltung oder einem Bewerber-Management wird ein HR-System zum internen Mitarbeiterinformationsportal eines Unternehmens. Ein digitales Antrags- und Genehmigungsverfahren ermöglicht es, Urlaubsanträge oder Anfragen zu Arztbesuchen deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Von der e-Akte können Personalverantwortliche, Vorgesetze und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren, wenn sie nicht nur als digitale Dokumentenablage der Mitarbeiterinformationen genutzt wird. In ihr lassen sich alle wichtigen Personalinformationen unternehmensweit bündeln und zentral nutzen: Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Zertifikate oder andere Dokumente. Statt die klassischen Personalakten der Mitarbeiter in Hängeregistern und Schränken zu archivieren, stehen sie in digitalisierter Form elektronisch per Mausklick Personalverantwortlichen und Vorgesetzten jederzeit zur Verfügung.

Ein weiterer Vorteil der elektronischen Personalakte: die kurzen Bearbeitungszeiten komplexer Vorgänge. Auf eine klassische Personalakte kann immer nur eine Person zugreifen; die Akten müssen teilweise über lange Dienstwege weitergeleitet werden, manchmal sogar in andere Niederlassungen. Mit einer elektronischen Personalakte verkürzen sich diese Bearbeitungszeiten spürbar: Mehrere Bearbeiter können parallel auf eine einzige Personalakte zugreifen - auch von verschiedenen Standorten aus.
Hindernisse bei der Umstellung
Doch welche Faktoren halten Unternehmen davon ab, auf ein HR-System mit elektronischer Personalakte umzustellen? Wie lassen sich mögliche Hürden überwinden? Damit der Aufwand möglichst gering bleibt und sich letztendlich doch lohnt, sollten Unternehmen bei der Einführung einer elektronischen Personalakte einiges beachten.

1. Papierakten scannen - wie spart man Zeit?

Eine digitale Personalakte hat viele Vorteile: schneller, standortunabhängiger Zugriff auf Personaldaten, Einsparung von Lager- und Registraturkosten und qualitative Verbesserung der Personalarbeit. Trotzdem scheuen viele Unternehmen den Schritt weg von der klassischen Personalakte. Als größte Hürde sehen Unternehmen die Übernahme der klassischen Papierakten in das neue System. Denn: Verträge und Dokumente müssen gescannt, verarbeitet und abgelegt werden. Das kostet Geld, ist zeitaufwendig und kann schnell zu einer unübersichtlichen Menge verschiedenster Personalinformationen führen. Deshalb gilt es, gleich mit der Implementierung der e-Akte eine sinnvolle Dokumentenstruktur zu hinterlegen, die die Kategorisierung der Dokumente ermöglicht und ein schnelles Auffinden erlaubt.

2. Akten brauchen Ordnung: Kategorisierung

Zur Kategorisierung gehören zum Beispiel Dienstvertrag, Elternzeit, Verpflegungskosten oder Weiterbildungsanträge. Eine schlecht durchdachte Kategorisierung führt dazu, dass Personalverantwortliche trotz Digitalisierung viel Zeit mit dem Suchen der Dokumente verbringen müssen.

Bei der Digitalisierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, die alten Akten in das neue System zu überführen: Große Unternehmen übernehmen häufig nur die wichtigsten Dokumente wie Arbeitsvertrag, Zielvereinbarungen oder Leistungsbeurteilungen in die elektronische Personalakte; die alten Dokumente bleiben in Papierform archiviert. Neu hinzukommende Dokumente werden gesamt digital in der e-Akte abgelegt. So hält sich der Scanaufwand in Grenzen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch für kleinere Unternehmen.
Unterstützung bei der Übernahme der klassischen Papierakten bieten integrierte Scanlösungen: Damit lassen sich gescannte Dokumente automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen und klassifizieren. Per Knopfdruck können die Dokumente anschließend in die elektronische Personalakte exportiert werden. Das erspart manuelle Arbeit und damit wertvolle Zeit.

3. Office-Integration automatisiert Aktenverwaltung

Sind die Papierakten erst in der e-Akte gespeichert, ist die Integration von neuen Dokumenten einfach: Erlaubt die elektronische Personalakte eine Microsoft-Office-Integration, können Word- und Excel-Dokumente automatisch in das HR-System hochgeladen und weiterverarbeitet werden.

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4. Rollenkonzept sichert Zugriffsrechte

Datensicherheit und Zugriffsrechte sind ein wichtiges Thema bei der Einführung einer elektronischen Personalakte. Ein Rollenkonzept definiert klare Sicht- und Nutzungsrechte für die angebotenen Informationen und Anwendungen im System. Damit lässt sich sichergestellen, dass sensible Informationen wie (Personal-) Statistiken, Verträge und Übersichten geschützt und beispielsweise nur für Mitarbeiter in der Personalabteilung zugänglich sind.

5. Bewerber-Management einbinden

Existiert bereits ein digitalisiertes Bewerber-Management, ist auch der Weg von der Bewerberakte zur Personalakte nicht mehr weit: Die relevanten Bewerberdaten und die komplette Bewerberkommunikation sind direkt im System in einer Bewerberakte hinterlegt. Bei Einstellung des Bewerbers lassen sich die gespeicherten Bewerberdaten in den Personalstamm übertragen und sind dann in Form der elektronischen Personalakte verfügbar. Der unterschriebene Arbeitsvertrag muss in der e-Akte noch mit entsprechender Sicherheitsstufe hinterlegt werden. (fn)