SAP-Software wird nicht einmal installiert und dann für alle Zeit genutzt. Unternehmen müssen in der Regel mit der Zeit zahlreiche Anpassungen vornehmen. Dabei entstehen immer Kosten. Anwender haben es zum Teil selbst in der Hand, wie teuer sie die ERP-Veränderungen zu stehen kommen (siehe auch "Wege aus der SAP-Kostenfalle").
Anforderungs-Management
Mit einem effizienteren Anforderungs-Management (Requirement-Management ) ließen sich Kosten einsparen, wirbt Ralph Treitz, Chef der Firma VM Solutions, die sich auf SAP-Benchmarking spezialisiert hat.
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Wenn die Anwender sich mit Änderungswünschen durchsetzen können, die sich nicht im Rahmen von Standards und der SAP-Architektur erfüllen lassen, steigen die Komplexität, der Pflegeaufwand und die Nachbearbeitung nach Release-Wechseln. Egal ob intern oder mit externer Hilfe vorgenommen: Softwaremodifikationen sind teuer.
Fehlendes Kosten-Management und mangelnde Absprachen
Oft fehle es an einem Kosten-Management sowie an Absprachen, welche Aufgaben die für die SAP-Software zuständigen Basisbetreuer und welche das Anwendungsteam zu übernehmen haben. Festgelegt werden sollte auch, welche Systemanpassungen das SAP-Basisteam im Rahmen der täglichen Arbeit erledigt und welche Aufgaben über einen extra zu verrechnenden Entwicklungsauftrag abgewickelt werden.
Organisation des SAP-Betriebs
Viel im Argen liegt offenbar auch in der Art und Weise, wie Firmen ihren Anwendungssupport, die Weiterentwicklung und den Betrieb organisiert haben. "Teilweise beharren Unternehmen auf althergebrachten Konzepten”, so Treitz. Firmen wüssten zwar, wie sie R/3 betreiben könnten, doch diese Ansätze passten nicht mehr zu Umgebungen mit mehreren ERP-Instanzen und weiteren Softwarebausteinen aus dem Hause SAP.
Kommunikation zwischen SAP-Basis und -Anwenderteam
Vermeidbare Kosten verursacht Treitz zufolge ferner eine schlechte interne Kommunikation. Beispielsweise ist selten über konkrete Vereinbarungen spezifiziert, welche Dienste in welcher Qualität die Betreuer der SAP-Software für die Anwender zu erbringen haben. Teilweise übernimmt dann die SAP-Basis Aufgaben, die eher in die Verantwortung des Anwendungsteams gehören. Treitz kennt hier konkrete Beispiele. In einem Fall wurde die SAP-Basis damit beauftragt, Geschäftsdaten zu prüfen, um diese dann im SAP Business Warehouse abzulegen. Da es sich um Applikationsinformationen handelt, wäre dies eher ein Job des Anwendungsteams. Das prüfte am Ende tatsächlich die Geschäftsinformationen erneut: doppelte Arbeit, die sich durch bessere Organisation hätte vermeiden lassen. Solche und ähnliche Vorkommnisse sind kein Einzelfall, sagt SAP-Experte Treitz aus Erfahrung.
Kommunikation zwischen SAP-Betreuung und -Anwendern
Verbesserungspotenzial bietet ferner das Zusammenspiel zwischen Fachanwendern und den SAP-Teams. Dazu zählt, wie viele Änderungen am SAP-System im Rahmen der Betriebsführung erledigt werden. Soll die SAP-Anwendungsbetreuung im Rahmen des regulären Supports einen neuen Bestelltyp anlegen, oder soll die Fachabteilung dafür einen Investitionsantrag stellen und selbst für die Anpassung aufkommen? In manchen Unternehmen investiert die SAP-Anwendungsbetreuung für Anpassungen schon mal zwei Monate, obwohl es eigentlich ihre Aufgabe ist, die Software zu betreiben, nicht sie weiterzuentwickeln. Ein besser abgestimmtes Change-Management kann hier versteckte Kosten vermeiden.