Eine Rechnung ohne elektronische Signatur sollte nicht akzeptiert werden, wenn hierfür die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Ein Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn das Dokument signiert ist und die digitale Unterschrift geprüft wurde, was über das Prüfprotokoll nachgewiesen werden kann. Enthält eine Rechnung keine Signatur, hat der Empfänger die Pflicht, eine ordnungsgemäße Rechnung anzufordern: entweder eine Papierrechnung per Post oder eine elektronische Rechnung, die die elektronische Signatur aufweist.
Unrechtmäßig geltend gemachte Vorsteuer muss, wenn dies beim Finanzamt auffällt, zurückgezahlt werden. Außerdem kann eine zusätzliche Geldstrafe anfallen.
Es sollte nur ein Dienstleister mit einem geprüften Verfahren beauftragt werden. Sollte in der elektronischen Eingangsverarbeitung ein Fehler auftreten, haften zunächst der Sender und Empfänger. Der Dienstleister dagegen geht kaum haftungsrechtliche Verpflichtungen ein. Bei Produkten und Services, für die es lediglich eine Herstellererklärung gibt, kann der Anwender nicht davon ausgehen, dass diese grundsätzlich den Anforderungen des Signaturgesetzes genügen. Eine wichtige Informationsquelle ist die Web-Seite der Bundesnetzagentur, auf der alle zertifizierten Anbieter beziehungsweise bestätigten Produkte gelistet sind. (fn)
