Nachdem der Empfänger seine Zustimmung erteilt hat, können Rechnungen auf dem elektronischen Weg übermittelt werden. Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege, beispielsweise E-Mail, an die Signaturstelle im Unternehmen oder an einen Signaturdienstleister übermittelt werden. Die signierte Rechnung wird dann dem Kunden zugestellt. Nach der Signaturprüfung - in der Regel wieder über einen Dienstleister - werden die Dokumente dann inklusive Signatur und Prüfungsprotokoll revisionssicher archiviert.
Die Rechnungsdokumente werden verschlüsselt übertragen. Hier kommen folgende Sicherheitsstandards zum Einsatz:
S-FTP, SCP oder SSH (Dateisystem)
SMTPAuth und SSL/TLS (SMTP)
HTTPS (SOA-Web-Services)
VPN (optional)
Die für die elektronische Rechnung notwendige qualifizierte elektronische Signatur enthält den Nachweis der Integrität (Unverändertheit) und Authentizität (Herkunftsnachweis). Die Verfahren zur Erstellung von qualifizierten Signaturen werden dabei vom Gesetzgeber in regelmäßigen Abständen neu vorgeschrieben und den aktuellen Sicherheitserfordernissen angepasst.
Hierzu findet sich noch wenig Zahlenmaterial. Branchenkennern zufolge waren es 2006 in Deutschland etwa sechs Prozent der jährlich etwa sechs Milliarden Rechnungen, die elektronisch übermittelt wurden. Diese Zahl dürfte inzwischen deutlich gestiegen sein.Bestimmte Branchen haben eine Vorreiterrolle eingenommen. Beispielsweise werden in der Automobilindustrie etwa 80 Prozent der Rechnungen bereits elektronisch abgewickelt. Unternehmen mit einem hohen Privatkundenanteil wie Telefon- und Internet-Provider, aber auch einige Energieversorger stellen elektronische Rechnungen aus, da die Privatkunden diese Dokumente nicht wie Business-Kunden verarbeiten müssen und keine Pflicht zur Verifikation haben. Die Deutsche Telekom beispielsweise stellt bereits etwa zehn Prozent ihrer Rechnungen elektronisch aus.
