Der Wechsel von der Rechnung per Post zum elektronischen Austausch spart einem Unternehmen Kosten und Zeit. Auf Seiten des Rechnungsstellers entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto. Auf Seiten des Rechnungsempfängers entfallen die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung. Verarbeitet das Unternehmen Papierrechnungen bereits elektronisch, entfällt durch die elektronische Rechnungszustellung das Scannen der Dokumente und das Erfassen von Rechnungsdaten.
Je nach Verfahren kann die Antwort unterschiedlich ausfallen. Ein Anhaltspunkt sind aber etwa 200 Rechnungen im Monat (für den Versender). In die Bewertung der Wirtschaftlichkeit für den Empfänger fließen nicht nur die Mengen ein, sondern auch Umfang, Inhalt und der Aufwand zur Bearbeitung. Diese Betrachtung ist daher individuell.
Eine Studie der Europäischen Kommission hat Einsparungen von 72 Prozent beim Wechsel von der herkömmlichen Papierrechnung zur elektronischen Rechnung festgestellt. In einer weiteren Untersuchung wurde ermittelt, dass eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt mit 16,16 Euro zu Buche schlägt, während der Gesamtprozess des standardisierten Datenaustauschs zwei Euro kostet.
