Oftmals glauben Unternehmen, ohne Pflichtenheft auszukommen. Das kann fatale Folgen haben. Auch wenn es aufwändig ist, solche Unterlagen zu erstellen, zahlt sich die Mühe aus. Die Erfahrung zeigt, dass es ohne ein brauchbares Pflichtenheft keine erfolgreiche Systemauswahl geben kann. Es beinhaltet Anforderungen, die die neue Lösung erfüllen soll, und legt somit den Funktionsumfang des Systems sowie die Projektplanung und den -verlauf fest. Für Mitarbeiter und Anbieter ist es bindend, da es die Basis für den Kompromiss zwischen Wunschdenken und Realisierbarkeit, zwischen Machbarkeit und Kosten bildet.
Ein umfangreicher Funktions- und Fragenkatalog sichert jedoch nicht die Erfüllung der gewünschten Funktionen. Hier gilt: Weniger ist mehr. So sind vor allem Kernprozesse detailliert herauszuarbeiten, gegebenenfalls aber auch solche, die das künftige ERP-Programm nicht abdecken soll.
Um festzustellen, welche Kernprozesse ein Unternehmen aufweist, eignet sich ein Datenmengengerüst. Auf diese Weise wird deutlich, welche Datenmengen innerhalb des Unternehmens bewegt werden. Das liefert Hinweise auf die Schwerpunkte, die das neue Programm setzen sollte. Zum Datenmengengerüst gehören nicht nur die Stammdaten wie Teilestamm oder Stücklisten, sondern auch Kunden- und Bestellvorgänge, Fertigungsaufträge und Bestände. Die Erstellung eines Datenmengengerüsts versteht sich als Daueraufgabe.
Nachdem die Daten aufbereitet und Ziele definiert sind, sollte das Unternehmen ein Parallelprojekt auflegen, das sich mit der Datenqualität, der Sollorganisation, den Solldatenquellen und der Qualifikation der Mitarbeiter befasst. Diese Aufgaben werden von Unternehmen häufig in die Vorbereitungen zur Inbetriebnahme des Systems verlagert - ein Fehler, der oft den Starttermin des ERP-Programms gefährdet oder dazu führt, dass die Firma nur Teilfunktionen in Betrieb nehmen kann.
