Wie auch bei großen DMS-Systemen empfiehlt sich der Betrieb der Software in Verbindung mit einem Scanner, der idealerweise über einen Einzelblatteinzug verfügt. Die Scan-Oberfläche von Paperport erlaubt ein schnelles und automatisches Einscannen des täglichen Posteingangs sowie beliebiger Papierdokumente. Die Dokumente werden als PDF-Dateien abgespeichert und enthalten Bitmaps. Anschließend lassen sich Dateien in der Explorer-ähnlichen Oberfläche verwalten, sortieren sowie zu Stapeln zusammenfassen.
Ein Schönheitsfehler der Software ist die minimale OCR-Unterstützung in Form einer abgespeckten Omnipage-4-Komponente. In dieser Ausbaustufe lässt sich eine Zeichenerkennung nur manuell vornehmen: Per Drag-and-Drop befördert man die eingescannten PDFs in der Verwaltungsoberfläche auf eine Programmsymbolleiste, um als Exportziel eine PC-Anwendung zu wählen. Wer sich eine vollautomatische Zeichenerkennung wünscht, muss zusätzlich noch Omnipage 15 erwerben. Als Ergebnis erhält der Benutzer dann Dualformat-PDFs, die einerseits das Scan-Bild anzeigen, gleichzeitig aber mit dem Text hinterlegt sind und so ein Indexieren, Editieren und Kopieren von Textpassagen erlauben - einschließlich der späteren Recherche über die integrierte Suchmaschine. Paperport 11 Professional verfügt im Gegensatz zur günstigeren Standardversion über Netzwerkfunktionen und kostet 149 Euro, Omnipage 15 schlägt mit 119 Euro zu Buche.
CW-Fazit: Tägliche Post und Papierdokumente stellen bis heute eine digitale Lücke dar. Paperport 11 hilft beim Digitalisieren, Verwalten und schnelleren Finden.
