Das Eingeben von Adressen gehört für die meisten Outlook-Anwender zu den lästigen Pflichtübungen, und die wenigsten achten darauf, Telefon- und Faxnummern einheitlich einzutragen. Dabei geht es nicht nur um Ästhetik, denn Schludrigkeiten rächen sich später im Arbeitsalltag. Beispielsweise streiken CTI-Lösungen, Smartphones und Pocket-PCs, die mit Outlook synchronisiert sind, immer wieder bei bestimmten Sonderzeichen. Dazu zählt zum Beispiel der Schrägstrichtrenner. Eine weitere typische Stolperfalle ist die bei internationaler Notierung eingeklammerte Null. Per Handarbeit wird man derartiger Inkonsistenzen in großen Adressbeständen nicht Herr, darum empfiehlt sich als Lösung das kostenlose Zusatz-Tool "Formatnumbers 4.11" von Peter Marchert. Das Werkzeug erlaubt es, auf vielfältige Weise Telefonnummern in Outlook zu korrigieren.
Die Software klinkt sich in Outlook ein und steht jederzeit in Form eines Symbolleisten-Icons zur Verfügung. Über ein kleines, aufgeräumtes Fenster steuert der Benutzer die Funktionen, wobei der erste von drei Schritten im Reiter "Bearbeitung" beginnt. Dort wählt man zunächst das gewünschte Zielformat aus zwölf vorgegebenen Varianten aus. Der mittlere Reiter bietet eine Reihe von Detaileinstellungen zur Umwandlung. Hier gibt man unter anderem die minimale Nummernlänge an. Faxnummern lassen sich verstecken und die Vorwahllänge anpassen. Im dritten Reiter "Optionen" empfiehlt es sich, beim ersten Testlauf "jede Änderung bestätigen" anzuklicken, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden.
Zudem sollten Anwender zur Sicherheit einen Testlauf vornehmen. Dabei werden alle Modifikationen an den Telefondaten zunächst virtuell vorgenommen, in einer Textdatei protokolliert und dem Benutzer im Editor gezeigt. Erst wenn der Benutzer einverstanden ist, lässt er das Tool auf die Outlook-Datenbank los.
Kaum ein Outlook-Anwender dürfte über sauber formatierte Telefonnummern verfügen. Formatnumbers 4.11 bringt die Daten in Ordnung.
