Enterprise-Content-Management beschäftigt die Unternehmen. Nach Erkenntnissen der Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) ist das Wachstum im Markt für ECM-Dienstleistungen im jährlichen Durchschnitt des Zeitraums 2011 bis 2015 fast doppelt so hoch wie im Segment Finanzbuchhaltung. Und der ECM-Software-Markt wächst im gleichen Zeitraum gar dreimal schneller als das Fibu-Geschäft. Frank Niemann, bei PAC verantwortlich für den Bereich Software, kommentiert dieses Phänomen so: "Natürlich haben wir es hier mit unterschiedlichen Größenordnungen zu tun, was die installierte Basis betrifft, doch der Vergleich belegt deutlich das wachsende Interesse der Unternehmen an ECM." Hauptgründe für diese Entwicklung sind die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die wachsende Bedeutung von unstrukturierten Daten. Parallel dazu hat sich der Begriff des digitalen Dokuments gewandelt. Neben eingescannten Schriftstücken auf Papier geht es heute auch um E-Mails, Textdateien, Tabellen, Formulare und andere - auch bildhafte - elektronische Informationsträger unterschiedlichster Formate und Inhalte.
Als wichtigste Trends hat PAC im Rahmen einer aktuellen Untersuchung eine effiziente Suche, die elektronische Akte, Business-Process-Management, Compliance und Big Data ausgemacht. Zwar kamen die Befragten aus Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitern, doch aus anderen Studien und zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Anwendern weiß Softwareexperte Niemann, dass diese Punkte - in unterschiedlicher Ausprägung - auch die IT- und Business-Entscheider im Mittelstand beschäftigen: "Nicht die Größe entscheidet über den Bedarf an ECM, sondern das Lösungspotenzial der Technologie für die Geschäftsabläufe des Unternehmens." Ohnehin ist ECM schon lange kein Thema mehr nur für Großfirmen. Auch für den Mittelstand gibt es bezahlbare und leistungsfähige ECM-Lösungen.
Allerdings, so Niemann, fehle es häufig an einer klaren Strategie: "Angefangen wird da, wo der Druck am größten ist. Das kann der Auftragserfassungs- und -bearbeitungsprozess sein, die Buchhaltung oder auch die E-Mail-Archivierung." Und manchmal kommt der Anstoß zur Beschäftigung mit ECM gar vom Dienstleister, der die Multifunktionsgeräte für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen wartet. Denn die großen Druckerhersteller sind angesichts des Trends, Papier, wenn möglich, zu vermeiden, längst dazu übergegangen, ihren Kunden auch Lösungen für das Management von elektronischen Dokumenten anzubieten. Ohne strategisches Vorgehen in enger Abstimmung der IT mit allen Fachabteilungen ist jedoch schnell eine Entscheidung gefallen, die sich spätestens dann als "zweitbeste" entpuppt, wenn in unterschiedlichen Abteilungen unterschiedliche Systeme eingesetzt und damit Prozesse behindert werden.
- ECM-Lösung des Jahres
Erstmalig wird in diesem Jahr in Deutschland der ECM-Award für herausragende Lösungen im Bereich Enterprise Content Management verliehen. In der Kategorie “ECM-Lösung des Jahres“ sind in diesem Jahr folgende 15 Lösungen zur Bewertung eingereicht worden: - Die Lösung scanview mobile ...
... der Firma Allgeier IT Solutions GmbH bietet den problemlosen Zugang auf Daten im scanview® Kern über iPhone und iPad aber auch auf Android und Windows-basierten Geräten von unterwegs. Durch die gewählte Architektur werden ein universeller Einsatz und die Cloud-Fähigkeit gewährleistet. - amagno – das magnetische ECM ...
... der Firma Amagno GmbH & Co KG hat klassische Funktionen des Büroalltages vollständig neu durchdacht und mit bewährten und rechtlich notwendigen Mechanismen des Enterprise Content Management kombiniert. - Mit der OfficeDocStreamOM ...
... der CONET Solutions GmbH präsentiert sich eine Lösung zur Dokumentenerzeugung durch Anwender oder Fachanwendung, bei der für Administration und Design die im Unternehmen etablierten IT-Lösungen Verwendung finden. - d.3 smart outlook ...
... der d.velop AG macht Microsoft Outlook zur Informationsdrehscheibe, zum Datenzentrum des Geschäftsalltags. d.3 smart outlook stellt Informationen, die in verschiedenen IT-Anwendungen verteilt vorliegen, zentralisiert im Outlook Client zur Verfügung. - ecspand Vertragsmanagement ...
... der d.velop international GmbH bietet eine komfortable Lösung im Bereich Vertragsverwaltung auf Basis der etablierten Plattform Microsoft SharePoint. - DELTA x.tend³ Dokumentenlogistik ...
... der DELTA FS OHG bietet dem Anwender eine Output Management Lösung in der Cloud. Mit x.tend³ ist es möglich standortübergreifend zu drucken – virtuell, nicht auf Papier. - ELO for Mobile Device ...
... der ELO Digital Office GmbH bietet von unterwegs auf der Technologie ELO Web Access eine sichere sowie stabile Verbindung zu den Dokumenten im ELO-Archiv. Die leichte und intuitive Navigation durch den „Ziehharmonika-Viewer“ erleichtert dabei das navigieren. - Die ICON SUITE ...
... der icon Systemhaus GmbH bietet dem Anwender eine Lösungsplattform für ein effizientes Case Management und unternehmensweite Kundenkorrespondenz. - Das Papyrus ACM/ECM Framework ...
... der ISIS Papyrus Europe AG bietet ein zielorientiertes ECM- & Case-Management-System für den gesamten Customer-Care-Bereich, die Lagerverwaltung und Logistik und aufgabenbasierter Kollaboration, die durch die Verknüpfung mit den Zielen von Geschäftsobjekten entsteht. - Die mobile Lösung MobiFLOW mit MobiCHECK ...
... von Top Image Systems ist eine Smartphone-App, mit der sich über ein Smartphone Schecks einlösen lassen und somit dem Kunden der Weg zur Bank erspart wird. Basis ist eine mobile Remote Deposit Capture-Technologie (RDC), welche die hochwertigen Dokumentenerkennungs- und Verifikationsmöglichkeiten auch auf mobilen Endgeräten bietet. - Die qumram Commercial-Suite ...
... der Qumram AG zeichnet Internet-Prozesse und Besuchersessions auf und reproduziert diese im Original. Sie interagiert mit Web-Technologien, Fachapplikationen und Archiv-Systemen und kann damit problemlos in bestehenden IT-Umgebungen genutzt werden. - Das SAPERION ECM Web Content Archive ...
... der SAPERION AG erlaubt es, Web-Inhalte entsprechend den gesetzlichen und betriebsspezifischen Regularien lückenlos festzuhalten, Informationsflüsse im Internet vollständig nachvollziehbar zu archivieren und die Geschäftssicherheit zu gewährleisten. - Unisys Secure Document Delivery (SDD) ...
... der Unisys Information Services GmbH bietet Unternehmen eine innovative Möglichkeit, wichtige Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge, Policen und Kreditkartenabrechnungen zuverlässig an ihre Kunden zu übermitteln. Der Versand dieser Dokumente erfolgt papierlos und sicher direkt in das bestehende E-Mail-Postfach des Empfängers, wobei Rechnungen unmittelbar aus dem verschlüsselten E-Mail-Anhang heraus bezahlt werden können. - Die Lösungsplattform Unisys SEPA Mandate Management ...
... der Unisys Information Services GmbH zielt primär auf die Problemstellungen der Verarbeitung und Administration der SEPA-konformen Lastschrift-Mandate – das heißt das komplette Handling der für die SEPA-Laschrift erforderlichen Einzugsermächtigungen. - Hyarchis.Net Document Composition ...
... der VDD IQware GmbH ermöglicht es, schnell und in einem standardisierten Format neue personalisierte Dokumente zu erstellen.
ECM ist kein Selbstläufer
Unternehmen sind deshalb gut beraten, das Thema Enterprise-Content-Management nicht auf einen Anwendungsbereich begrenzt zu betrachten, sondern an den Erfordernissen der Geschäftsprozesse auszurichten. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Nicht für jede ECM-typische Funktion ist der Einsatz einer ECM-Lösung erforderlich, so Niemann: "Manche Basisanforderungen an das Dokumenten-Management, einen Teilbereich des Enterprise-Content-Managements, werden heute von immer mehr ERP-Produkten mit abgedeckt - sei es durch Eigenentwicklungen des Herstellers oder durch Partnerlösungen." Gerade mittelständische Firmen müssen nicht immer ein umfassendes ECM-System implementieren. Sie sind oft mit kleineren Lösungen, die auf vorhandenen Systemen aufsetzen, bestens versorgt. Niemann erklärt: "Das ist vor allem deshalb wichtig, weil ein ECM-System in der Regel nicht einfach wie ein Textverarbeitungsprogramm installiert wird und dann von selber läuft. Einrichtung und Anpassung sind nötig - und sie sind umso teurer, je komplexer das System ist."