| 8 Rechtsfallen bei der E-Mail-Archivierung | |
| Spam-Mails gehören nicht ins Archiv |
Archivieren von E-Mails gestaltet sich schwierig. Manche Nachrichten muss ein Unternehmen archivieren, bei anderen darf es das gar nicht. Der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) aus Bonn spricht denn auch von einem nur schwer zu lösenden rechtlichen Dilemma.
Um Entscheidern auf die Sprünge zu helfen, haben Experten des VOI - Anwälte und Berater - einen Leitfaden verfasst. Dessen Titel lautet: "FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung". Das Dokument kann unter voi.de kostenlos heruntergeladen werden. Die Autoren sind Thorsten Brand, Jens Buecking, Stefan Groß, Nils Hallermann und Dietmar Weiß.
Sie geben Unternehmen zum Beispiel Folgendes mit auf den Weg:
1. Es gibt keine allgemeingültige Lösung: Am sichersten wäre es zwar, sämtliche E-Mails zu archivieren. Das erfasst meist jedoch auch Mails, deren Archivierung vertraglich oder gesetzlich untersagt ist. "Hier muss eine einzelfallbezogene, individuelle Lösung gefunden werden, sinnvolle allgemeingültige Lösungen gibt es hier nicht", schreiben die Autoren.
2. Umgang mit privaten Mails: Der VOI empfiehlt, den Mitarbeitern die private Nutzung der beruflichen E-Mail-Postfächer vertraglich oder durch Betriebsvereinbarung komplett zu verbieten. Wenn privat gemailt wird, dann über einen privaten Account.
3. Die Ablage muss unveränderbar (also manipulationssicher) sein: Die Anforderungen für die Mail-Archivierung gelten für alle Unternehmen gleichermaßen, ob kleine Firma oder Konzern. Der VOI schreibt: "Die Ablage von E-Mails auf DVD als Archiversatz ist keine vollständige und umfassende Lösung, wenn es um die ordnungsmäßige Ablage geht. Es gilt, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist."
4. E-Mails müssen wiedergefunden werden - aber nicht unbedingt verschlagwortet oder in einer Hierarchie abgelegt. Die Verschlagwortung archivierter E-Mails ist rechtlich nicht vorgeschrieben, ebenso wenig die Ablage in einer Hierarchie. Es geht "nur" darum, dass E-Mails wiedergefunden werden müssen. In der Praxis sind daher Suchfunktionen wichtig.
5. Knackpunkt ausgeschiedene Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter ausscheiden oder wegen Krankheit oder Elternzeit länger abwesend sind, muss ein Unternehmen trotzdem auf die jeweiligen archivierten Mails zugreifen können. Entscheider müssen für solche Fälle Regelungen erlassen, damit die in den E-Mails dieses Mitarbeiters enthaltenen Informationen nicht verloren gehen. Beispielsweise können in einem solchen Fall die Vertretung, die Geschäftsführung oder der Systemadministrator Zugriffsrechte erhalten.
