Wenn Unternehmen auf ECM-Funktionen (Enterprise-Content-Management) angewiesen sind, greifen sie momentan verstärkt zu Shared Services. Zu diesem Ergebnis kommt eine ECM-Studie des Marktforschungsunternehmens Gartner. Die gebündelten Dienste halten die Kosten im Rahmen und verhindern, dass sich eine Silo-Kultur bildet. Zudem müssen Firmen mit weniger Anbietern zusammenarbeiten.

Gartner sieht auch Vorteile für Fachabteilungen. Durch das Prinzip der Shared Services erhalten sie ECM-Funktionen schneller, als wenn sie sie selbst implementieren müssten. Die Marktforscher weisen außerdem darauf hin, dass Anbieter durch die Krise bei den Preisen mit sich verhandeln lassen.

Nutzt ein Unternehmen Shared Services, kauft es ECM-Funktionen zentral ein und stellt es den einzelnen Fachabteilungen zur Verfügung. Laut Gartner lassen sich so zehn bis zwanzig Prozent der Ausgaben einsparen. Das liegt zum Beispiel daran, dass zentral für das gesamte Unternehmen eingekauft wird. So kauft nicht mehr jede Abteilung bei einem anderen Anbieter, was häufig einen Grund für die hohen Kosten darstellt.

Ein weiterer Vorteil: Wer ECM-Funktionen zentral mit Shared Services im Unternehmen anbietet, spart Infrastruktur und Support. Für ECM müssen Software, Server und Speicherplatz zur Verfügung gestellt werden. Sind die ECM-Funktionen zentral verankert, können Fachabteilungen vorhandene Ressourcen nutzen und mit anderen Abteilungen teilen.