Seit viereinhalb Jahren ist "Portable Document Format/Archive" (PDF/A) das normierte Format für die Langzeitarchivierung. Mit seiner zunehmenden Verbreitung als ISO-Standard sind in letzter Zeit Missverständnisse aufgekommen. Einige Experten sehen die Entwicklung in Deutschland kritisch und dadurch den Nutzen für die Anwender gefährdet. Unsicherheit herrscht auch darüber, welche Dokumente am besten in dem Format gespeichert werden sollten und welche nicht. Zuletzt trafen sich auf der CeBIT zu diesem Thema PDF/A-Verfechter und ECM-Hersteller (Enterprise-Content-Management), um bei einer Podiumsdiskussion unter Moderation von Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Zöller & Partner, die Sinnhaftigkeit von PDF/A zu diskutieren. Dabei wurde unter anderem eines deutlich: Die Technik bietet heute bereits mehr Funktionen, als Anwender in der Praxis derzeit zu nutzen gewillt sind.
Die Schaffung von PDF/A im Jahr 2002 ging zwar auf amerikanische Initiative zurück. Laut Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center, eines internationalen Interessenverbands, hat sich PDF/A aber "in Europa viel dynamischer entwickelt als in den USA. Dort hinkt die Marktentwicklung bislang gut zwei Jahre hinterher." Als CEO des Herstellers Compart berät Grumser vor allem Großkunden bei Archivierungs- und Druck-Output-Projekten. "Die Frage nach dem zu wählenden Format wird dort gar nicht mehr diskutiert", sagt er. "PDF/A hat sich unmerklich in den Köpfen festgesetzt, was auch mit der wachsenden Bedeutung des Themas Compliance zu tun hat: Wer auf einen ISO-Standard setzt, der ist auf der sicheren Seite."
In Deutschland ist PDF/A als Standard zur Langzeitarchivierung bislang nicht zwingend vorgeschrieben. Anhänger des Formats gehen aber davon aus, dass dies nur noch eine Frage weniger Jahre ist. In den USA stehen derzeit eine Reihe neuer Gesetzeserlasse an, die wohl rasch zu einer stärkeren Verbreitung des Standards führen werden. Carsten Heiermann, Geschäftsführer des Softwareanbieters Luratech Europe GmbH und Mitglied im PDF/A Competence Center: "Welche Compliance-Vorschriften zum Beispiel US-amerikanische Atomkraftbetreiber einhalten müssen, bestimmt die Nuclear Regulatory Commission (NRC), und die hat PDF/A im Jahr 2009 als Standard für alle Dokumente gesetzt, die bei Regierungsbehörden und Kontrollkommissionen eingereicht werden." Auch in europäischen Ländern werden entsprechende Gesetze erlassen.
Das bringt PDF/A
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im Portable Document Format. Er stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard gibt detailliert an, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein - und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.
Allerdings ist die Erstellung solcher Dokumente mit erhöhtem Aufwand verbunden: Während der Anwender für das Erzeugen herkömmlicher PDFs aus zahllosen Freeware-Tools wählen kann, benötigt er für den ISO-Standard verlässliche Werkzeuge, die immer mehr Hersteller anbieten. So genannte Validatoren, die vor der Einstellung des Dokuments in das elektronische Archiv prüfen, ob es sich wirklich um ein PDF/A handelt, sorgen für eine einheitliche Qualität.