Projektbeschreibung: Ein stark diversifizierter Industriekonzern hatte hohen Bedarf an Informationen aus dem Projekt-Management. Das bedeutete, dass Statusberichte standardisiert erfasst werden mussten, um die Berichtsentwicklung nachvollziehbar der zumachen. Der Prozess sollte durch die automatisierte zentrale Bereitstellung aller Statusberichte und die automatisierte Erstellung von PowerPoint-Folien aus den Berichtsdaten unterstützt werden. Das Ziel der Prozessoptimierung und -automatisierung bestand darin, die Projektleiter in die Lage zu versetzen, in deutlich kürzerer Zeit Projektberichte erstellen zu können. Das Management sollte die Informationen schneller erfassen und vergleichen können. Ferner sollten die Daten der einzelnen Statusberichte auf der Ebene des Portfolios konsolidiert und entsprechende Management-Übersichten erstellt werden.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main
Technik: Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office InfoPath
Aufwand:
Anforderungsanalyse, Prozessdefinition und prototypische Realisierung;
Bereitstellung eines integrierten und automatisierten Statusberichtswesens.
Nutzen und Ergebnis:
Infolge der Systemeinführung wurde eine erhebliche Zeitersparnis realisiert: Statusgeber und Management können sich durch einen standardisierten Prozess und automatisierte Unterstützung auf das Wesentliche konzentrieren. Die Standardisierung führt zu höherer Datenqualität: Die automatisierte Erfassung der Berichtsdaten stellt aktuellere und zuverlässigere Informationen sicher.
Die Entscheidungsunterstützung des Berichtswesens wird erhöht: Die Vergleichbarkeit der Statusdaten führt zu besseren Entscheidungen, zum Beispiel im Fall von konkurrierenden Anfragen zur Ressourcen- oder Budget-Erweiterung.