Die Automatisierung von Geschäftsprozessen schreitet unaufhörlich voran: Startete sie einst im Bereich der Produktfertigung und wurde Mitte der 80er Jahre über ERP-Systeme in die Büros gebracht, so ist sie heute auf den Schreibtischen der so genannten Information Worker angekommen. Auch wenn sich Geschäftsprozesse im Office-Bereich, also die "Prozesse zwischen den Schreibtischen", bei weitem nicht so standardisieren lassen, dass sie zum Beispiel durch klassische ERP-Systeme voll automatisiert werden können, so verändern neue Techniken die Zusammenarbeit doch grundlegend. Wo heute noch Medienbrüche existieren und die Effizienz beeinträchtigen, können moderne Kollaborationsplattformen diese überbrücken.
Ein Beispiel: Geschäftsdaten aus betriebswirtschaftlichen Systemen werden manuell in ein Word-Formular übertragen und dann per E-Mail an andere Mitarbeiter weitergeleitet. Im Anschluss an mehrstufige Abstimmungs- und Bearbeitungsschritte erfolgt eine erneute manuelle Übertragung der konsolidierten Ergebnisse in eine SAP-Maske. Auch wenn man an Teamabstimmungen, arbeitsteilige Dokumenterstellung und Berichterzeugung, Anträge oder Genehmigungen, Prüfungen und Freigaben denkt: Immer müssen viel Zeit und Nerven aufgebracht werden.
Die fehlende adäquate IT-Unterstützung führte in der Vergangenheit dazu, dass in vielen Unternehmen eine hohe Anzahl an isolierten Kleinstapplikationen, häufig Individualentwicklungen, anzutreffen sind und von Abteilung zu Abteilung eigentlich gleiche Arbeitsabläufe sehr unterschiedlich prozessiert werden. Das Ergebnis: fehlende Prozess- und Datenintegrität, hohe Transaktions- und IT-Kosten, hinzukommen Probleme bei Betrieb, Wartung und Migration. Hier gibt es reichlich Potential, das Microsoft mit seiner SharePoint-Technik heben will.
