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In Bezug auf strukturierte Daten bietet SAP seit Ende 2008 auch das Produkt "SAP NetWeaver Information Lifecycle Management" (SAP NetWeaver ILM). ILM verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der auf der Datenarchivierungsfunktionen von SAP basiert und es Kunden ermöglicht, die Aufbewahrung ihrer transaktionalen Daten sowie die dazugehörigen eingescannten Eingangs- und Ausgangsdokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten.
Als Teil von ILM werden Aufbewahrungsregeln erstellt, die zum einen automatisch sicherstellen, dass die Daten durch die Archivierung am richtigen Ort in der Speicherhierarchie landen, und zum anderen, dass sie nicht vor dem Ablaufdatum vernichtet werden.
Um diesen ganzheitlichen Ansatz zu gewährleisten, arbeitet SAP eng mit Anbietern von ECM-Lösungen und WORM-ähnlichen magnetischen Speichertechnologien zusammen und bietet hierfür auch eine Schnittstellenzertifizierung an. Darüber hinaus enthält SAP NetWeaver ILM auch eine standardisierte Methode, um Altsysteme abzuschalten, und ermöglicht Reporting und Prüfungen zum Beispiel im Rahmen von Steuerprüfungen auf den archivierten Daten. Der Schutz durch die Aufbewahrungsregeln bleibt weiterhin bestehen.
Den insgesamt stark programmiertechnischen Ansatz beim Aufbau von Lösungen für die Dokumentenverwaltung will SAP durch eine Modernisierung und Modularisierung seines Portfolios in den kommenden Monaten abschwächen. Der Schlüssel hierfür sind eine Service-orientierte Architektur (SOA) und dynamische, vornehmlich Webdynpro-basierende Clients, die im Lauf des Jahres 2009/2010 auf den Markt kommen sollen. Ziel ist es, dass SAP-Anwendungen künftig über eine einheitliche, standardisierte ECM-Integrationsschicht von SAP NetWeaver ECM Services aufrufen können, um beispielsweise anwendungsspezifische Dokumente und Ordnerstrukturen und deren Metadaten zu verwalten.
Darüber hinaus erhalten Anwender die Option, in "Composite Applications" ECM-Services über die gemeinsame ECM-Integrationsschicht für kundenspezische Prozesse und Objekte zu verwenden. Laut SAP wird die Implementierung der Basis-ECM-Services auf Grundlage der bisherigen Anwendungen SAP Records Management, SAP PLM, DVS und KM erfolgen. Die erste Komponente "Document Management Service" der neuen Architektur soll zum Jahresende verfügbar sein. Anders als ArchiveLink dient sie nicht nur der Ablage, sondern einer vollständigen Dokumentenverwaltung, die beispielsweise die Versionierung oder das Verschieben von Dokumenten einschließt.
