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Ergänzend zum PLM-Angebot hat sich in den letzten Jahren die Komponente "SAP Netweaver Records Management" zum zweiten Standbein der Walldorfer im ECM-Umfeld entwickelt. Allein in Deutschlands sollen es rund 300 Kunden aller Branchen sein, die dieses Angebot auch als "Plattform für dokumentorientierte Prozesse" einsetzen, so SAP. Ein Beispiel ist Boehringer Ingelheim, das im Geschäftsbereich Biopharmaceuticals auf Basis von SAP Records Management zentrale Kernprozesse wie Abweichung, Erstellung von Zulassungsdossiers und Änderungsmanagement umsetzt.
Laut Hersteller erfüllt SAP Netweaver Records Management die meisten heutigen Anforderungen an ein elektronisches Akten-Management-System, inklusive einer Steuerung von Dokumentenprozessen über eine Art "Process-based Workspace". Darüber hinaus lässt sich Content direkt mit den Stamm- und Bewegungsdaten jeglicher SAP-Anwendungen verknüpfen.
Laut Andreas Engel, Solution Manager bei SAP, können Anwender in ihren Akten (Kunde, Bestellung, Patient) nicht nur Dokumente und URLs verwalten, sondern auch Links auf SAP-Business-Objekte wie beispielsweise "Rechnungen". Dabei würden typische Industriestandards im Records-Management unterstützt. Ergänzend gebe es zusammen mit Partnern entwickelte Lösungen wie beispielsweise eine "Kontrakt"-, eine "Kunden"- oder "Equipment"-Akte. Als Benutzeroberfläche dient das SAP-GUI, doch soll Mitte 2009 auch ein Zugriff über den Windows Explorer möglich werden.
Während SAP in den Anwendungsgebieten PLM und Records-Management seine Stärken und Entwicklungsschwerpunkte sieht, hält sich der Hersteller in puncto Archivierung von unstrukturierten Daten zurück. So heißt es offiziell, dass man sich grundsätzlich nicht als Anbieter von Lösungen für die Langzeitarchivierung positionieren wolle - wohl auch ein Zugeständnis an die vielen ECM-Hersteller und Partner im Markt, die sich im SAP-Umfeld insbesondere mit ihren Archivlösungen positionieren.
Dennoch verfügen die Walldorfer mit der SAP-Netweaver-Komponente "Knowledge Provider" (KPro) auch über eigene Archivierungstechnik. KPro stellt im SAP-Jargon eine technische Infrastruktur dar, die neben modularen Services definierte Schnittstellen für die Verarbeitung und Ablage unterschiedlicher Informationstypen innerhalb und zwischen Dokumenten und dokumentartigen Objekten bietet. Damit sind Texte, Bilder, Video- und Audioaufnahmen, aber auch Programme, Web-Seiten oder auch Controls gemeint.
Im Einzelnen untergliedert sich KPro in einen "Document Management Service" (Bearbeitung von Dokumenten und dokumentartigen Objekten auf der Basis von anwendungsspezifischen Content-Modellen) sowie einen "Content Management Service" (Ablage, Caching). Für die eigentliche physikalische Speicherung kann der Kunde über die "ArchiveLink"-Schnittstelle den hauseigenen "SAP Content Server" verwenden oder ein anderes Repository wählen, das ArchiveLink unterstützt.
ArchiveLink wurde von SAP entwickelt, um Kunden eine Archivierung gescannter Eingangs- und Ausgangsdokumente sowie Drucklisten auf entsprechend zertifizierten Systemen von Drittanbietern zu ermöglichen.
Anwendungen, die die technische Infrastruktur von KPpro nutzen, sind der "SAP Business Workplace", das DVS, SAP Records Management und das "Knowledge Warehouse". Technisch positioniert SAP KPro plus Content Server als Alternative zu marktgängigen Archivlösungen, die über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink verfügen. Zwar ist der SAP Content Server funktional nicht mit anderen Archivlösungen im Markt vergleichbar. Durch eine Kombination mit Speichertechnik, beispielsweise "EMC Centera", lässt sich die SAP-Komponente aber ausbauen und dann sehr wohl für eine revisionssichere Dokumentenablage einsetzen.
