| Strategien für ein effizientes E-Mail-Management | |
| Von der Archivierung zum Management | |
| Automatische Klassifizierung von E-Mails | |
| Juristische Offenlegungspflichten |
Neben den anwenderbezogenen Suchfunktionen tritt derzeit unter dem Stichwort eDiscovery oder Legal Discovery eine weitere Anforderung auf. Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, müssen auf Anfrage in der Ermittlungsphase eines Gerichtsverfahrens nach den Regularien der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) bestimmte Daten herausgeben können. Da die meisten Unternehmen mittlerweile die weit überwiegende Zahl ihrer Unterlagen in elektronischer Form vorhalten, müssen dann auch E-Mails, elektronische Dateien und Dokumente in kurzer Zeit durchgesehen werden.
Doch nicht nur in den USA, sondern auch hierzulande ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Falle juristischer Offenlegungspflichten notwendig. Das deutsche Recht kennt ebenfalls eine Reihe von Vorschriften, die der Legal Discovery entsprechen, beispielsweise die steuerrechtlichen Offenlegungspflichten nach Paragraf 90 Absatz 2 AO und handelsrechtliche Pflichten nach Paragraf 258 in Verbindung mit Paragraf 239 Abs. 4 HGB. Eine E-Mail-Management-Lösung soll die benötigten Informationen bei behördlichen Revisionen oder bei Rechtsstreitigkeiten schneller, präziser und kostengünstiger bereitstellen können.
Bei der Auswahl einer Mail-Management-Lösung sind noch weitere Aspekte zu bedenken, die auf den ersten Blick nebensächlich erscheinen, aber in der Praxis wichtig sind. Dazu zählt ein Web-Client oder die Unterstützung mobilen Arbeitens. Oft werden E-Mails benötigt, wenn man offline unterwegs beim Kunden ist. Der Archivierungslink nützt in diesem Fall nichts, so dass ein E-Mail-Cache, in dem bestimmte Nachrichten vorgehalten werden, eine wünschenswerte Funktion sein kann.
Eine reine Archivierungslösung, die primär Speicherplatzprobleme beseitigen soll, ist sicher einfacher einzuführen als ein umfassendes E-Mail-Management, das in eine komplexe ECM-Umgebung integriert werden muss. Dort kommen dann meist die Records-Management- und Compliance-Aspekte hinzu, die eine entsprechende organisatorische Arbeit von IT-Abteilung und Rechtsabteilung erfordern. Wer aus pragmatischen Gründen erst einmal mit Mail-Archivierung anfangen will, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass das ausgewählte Produkt zu der umfassenden Records-Management-Lösung ausgebaut oder dort integriert werden kann. Mittelfristig, vielleicht auch kurzfristig, kommen deutsche Unternehmen nicht um den umfassenden Ansatz herum. (ws)
Eine umfangreiche Tabelle mit einem Vergleich der Archivierungsfunktionen von Einzellösungen und ECM-Systemen finden Sie im Wiki der Computerwoche.
