| Strategien für ein effizientes E-Mail-Management | |
| Von der Archivierung zum Management | |
| Automatische Klassifizierung von E-Mails | |
| Juristische Offenlegungspflichten |
Zu den Anforderungen, die manuelles Archivieren erfüllen kann, sind neue hinzugekommen. E-Mails werden nämlich vermehrt im Geschäftskontext gesehen und müssen aufgrund von Regularien aufbewahrt werden. Daher ist immer öfter von E-Mail-Management statt nur von Archivierung die Rede.
Soll streng nach gesetzlichen Vorschriften gespeichert werden, so verlangen amerikanische Gesetze, dass alle E-Mails automatisch archiviert und in einem umfassenden E-Mail-Journal dokumentiert werden. Dadurch soll keine E-Mail verloren gehen und jede E-Mail im Fall eines Rechtsstreits wiederhergestellt werden können. Auch wenn uns diese Methode in Europa sehr drastisch erscheint, so denkt man hierzulande ebenfalls über solche Verordnungen nach. Um solchen Vorgaben zu genügen, muss eine technische Lösung E-Mails bereits vor der Firewall oder möglicherweise noch vor dem Spam-Filter abfangen.
Daneben gibt es die Anforderung, E-Mails entsprechend ihrem Wert für den Geschäftsbetrieb zu archivieren. Schließlich sind sie Bestandteil der Kundenkorrespondenz, der Serviceakte oder der Projektdokumentation und enthalten wichtige Informationen. Für solche Szenarien wird oft eine regelbasierende Ablage von E-Mails benutzt. So ist es möglich, Nachrichten abhängig von Absender- oder Empfängeradresse sowie von darin enthaltenen Schlüsselbegriffen wie Kundennummern zu archivieren. Die Regeln werden in einer Datenbank abgelegt und verwaltet. Eine solche Form der Archivierung erfordert organisatorische Vorarbeit und ein Konzept, nach welchen Kriterien Nachrichten im Unternehmen zu speichern sind.
Bei einer solchen Server-seitigen Archivierung werden die auf dem Mail-Server ankommenden Nachrichten kopiert und mit Hilfe der hinterlegten Regeln ausgewertet. Greift eine davon, archiviert das System die E-Mail im Repository. Unter Umständen kommen sofort weitere Prozesse in Gang, die eine Nachricht als aufbewahrungswürdig deklarieren, Zugriffsrechte vergeben, eine Aufbewahrungsfrist festlegen oder aber einen Geschäftsprozess initiieren. Trifft dagegen keine Regel zu, wird die Kopie der E-Mail gelöscht. Dieser Ansatz befreit den Anwender von der Last der manuellen Archivierung.
Für die klassische E-Mail-Archivierung kommen oft Punktlösungen mit eigenem Repository zum Einsatz, bei denen die E-Mails in einem separaten Datensilo gespeichert werden. Geht es aber um Compliance- oder Geschäftsrelevanz, so sollte das Mail-Management in ein umfassendes Enterprise-Content-(ECM-) und Records-Management-System integriert sein. Dieses kontrolliert alle relevanten Dokumente eines Unternehmens und verwaltet sie über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Eine Punktlösung ist spätestens jetzt nicht mehr ausreichend.
Über den Funktionsumfang klassischen E-Mail-Managements hinaus gehen Technologien zur automatischen Klassifizierung. Aufgrund des steigenden Volumens von E-Mails werden solche Funktionen künftig eine immer wichtigere Rolle spielen. Klassifikationswerkzeuge erweitern und automatisieren die regelbasierende Ablage durch intelligente Textanalyse-Funktionen, semantische Suche und Inhaltsanalyse sowie trainierbare Taxonomien.
