| Wie sich der Excel-Wildwuchs in Unternehmen eindämmen lässt | |
| ...und Unternehmen ärgert | |
| Integration und Schulungen statt Verbote |
Wie lässt sich nun der Wildwuchs an Spreadmarts eindämmen? Laut TDWI-Studie ist ein autoritäres Vorgehen der falsche Weg. Ein grundsätzliches Verbot von Spreadmarts, die Beendigung des unternehmensinternen Supports für Tabellenkalkulationen oder die Etablierung einer Organisationseinheit, die zentral Spreadmarts aufbaut und betreut, seien in der Praxis meistens gescheitert. Mehr Erfolg verspricht es, die existierende BI-Lösung weiter auszubauen und dabei für eine gute Office-Integration zu sorgen (Informationen zu Microsoft Office, dessen Alternativen und Tools finden Sie in unserem Knowledge Center Office & Tools). Je problemloser sich Daten aus dem BI-System in ein Spreadmart übertragen lassen, desto weniger sind Anwender versucht, Dateien auf eigene Faust über umständliche, komplexe und fehleranfällige Methoden zu importieren.
Ein wichtiges Mittel im Kampf gegen Spreadmarts sind auch Schulungen, die skeptische Anwender die Möglichkeiten und Vorteile von BI-Software erkennen lehren. Ist einmal verstanden worden, welche Analysemöglichkeiten BI-Werkzeuge bieten, ist die Einsicht nicht mehr weit, dass viele bisherige Auswertungen in Kalkulations- und Analysedateien redundant und damit obsolet sind. Unternehmen sollten sich zudem einen Überblick über die bisher verwendeten Dateien und Tools verschaffen, um prüfen zu können, welche Spreadmarts sich in bestehende BI-Lösungen integrieren beziehungsweise durch neue Auswertungsmöglichkeiten ersetzen lassen. Damit dies gelingt, ist aber ein partnerschaftlicher Umgang zwischen Fachseite und IT unumgänglich. Die Etablierung paritätisch besetzter "Business Intelligence Competence Center" als Steuerorgan in den Unternehmen kann dabei helfen. (as)
Vorteile:
Hohe Flexibilität durch breite Basis an Formeln und Funktionen sowie viele Gestaltungsmöglichkeiten.
Lokale Autonomie und Kontrolle über Daten und Datenauswertungen.
Schnelle Umsetzung von Ad-hoc-Analysen.
Einfaches Handling durch Integration in Office-Suiten.
Existenz vieler betriebswirtschaftlicher Tools, die auf Spreadmarts aufsetzen.
Anwender kennen die Werkzeuge.
Geringe Kosten durch Nutzung existierender Werkzeuge.
Nachteile:
Ein fehlendes zentrales, integriertes Konzept für die Datenversorgung und -verarbeitung führt zu redundanten und inkonsistenten Daten-Sets und in der Folge zu Fehlentscheidungen.
Durch manuelle Eingaben, eigene Verknüpfungen und Berechnungen zur Datenmanipulation sind Zahlen nicht mehr nachvollziehbar.
Unzureichende Dokumentation und hohe Abhängigkeit vom Verfasser der Spreadmarts.
Keine Historie der Struktur- und Datenänderungen.
Keine Skalierbarkeit durch Beschränkungen beim Datenvolumen und Mehrbenutzereinsatz sowie fehlende zentraler Verwaltung.
Großer Aufwand zur Entwicklung und Pflege von Spreadmarts.
