Der Drucker, das geheimnisvolle Wesen! Es ist schon erstaunlich, wie wenig IT-Verantwortliche über die in ihrem Unternehmen vor sich hin druckenden Printerlandschaften wissen. Nach einer Telefon-Umfrage der Firma Dell bei 200 mittelständischen deutschen Unternehmen im März 2007 bekannten 78 Prozent der Befragten, nicht zu wissen, wie hoch die Betriebskosten ihrer Drucker sind.

Unglaublich? Harry Knopf, Manager beim Druckerhersteller Kyocera Mita, sagt, dass weniger als fünf Prozent aller Unternehmen die wesentlichen Zahlen des Unterhalts der eingesetzten Drucker kennen. Dass 35 bis 40 Prozent aller Printkosten auf das eigentliche Drucken entfallen – keine Ahnung. Dass die restlichen 60 bis 65 Prozent auf Prozesse entfallen, also etwa die Installation von Printern, Updates von Treibern, die Verwaltung und das Asset- und Netzmanagement der Drucker, den Help-Desk-Support oder die Inventarisierung etc. - ebenfalls nicht bekannt.

Dabei kann sich eine überlegte Strategie des Druckereinsatzes lohnen. Roland Krieg, Senior Vice President Information and Telecommunication der Fraport AG, bestätigt das: "Drucker mögen vielleicht nicht sexy sein, aber man kann viel Geld mit ihnen sparen."

Wenig Kostentransparenz

Zudem ist das Thema virulenter denn je. Das Druckvolumen steigt ständig. Kyocera-Mann Knopf fragt in Vorträgen gerne, ob bekannt sei, dass die Output-Kosten bis zu drei Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens verschlingen – eine Erkenntnis, die die Marktforscher von Gartner schon vor Jahren veröffentlichten.

IT-Manager Krieg kann sich bestätigt fühlen durch weitere Ergebnisse der Dell-Umfrage: Danach glaubt fast die Hälfte (49 Prozent) derjenigen, denen die Kosten in Sachen Druckermanagement bekannt sind, an erhebliche Einsparpotenziale. Voraussetzung ist allerdings eine überlegte Verwaltung der Druckerlandschaft. Die Praxis in Unternehmen bestätigt diese Einschätzung.

Das Bethesda-Krankenhaus in Wuppertal etwa hat seine gesamte Druckausgabetechnik erneuert und spart jetzt 15 Prozent der früheren Druckkosten. Vor der Umstellung gab es in dem Hospital insgesamt 150 teilweise fast zehn Jahre alte Systeme in einer ausufernden Typenvielfalt (52 verschiedene Druckermodelle). Kostenfresser waren insbesondere Tintenstrahldrucker und deren Verbrauchsmaterialien. Dieser unbefriedigenden Situation sollte abgeholfen werden. Zudem wollten die IT-Verantwortlichen mehr Kostentransparenz und eine Lösung aus einer Hand. Unter anderem sollten auch die Wartung und Fehlerbehebung in kürzester Zeit möglich sein, ebenso der vertrauliche Druck sensibler Daten, eine größtmögliche Ausfallsicherung sowie die Anbindung an das bestehende Netzwerk.

Heute ersetzen 130 neue Ricoh-Systeme die alte Drucker-, Scanner- und Multifunktionsgerätefarm. Durch eine effiziente Positionierung in der Klinik kann die geringere Zahl von Ausgabegeräten besser ausgelastet werden. Die Bestellung von Verbrauchsmaterialien wie Toner erfolgt ebenso wie die Störfallbenachrichtigung automatisch.

20 Prozent weniger Druckkosten…

Auch das Beispiel Volksbank Offenburg zeigt, welche Kostenvorteile eine durchdachte Printermanagement-Strategie bringen kann. Michael Stiefel, Leiter IT Infrastruktur, schätzt, dass er nach der Umstellung seiner Drucker auf Hewlett-Packard-Systeme allein bei der Wartung rund 20 Manntage einspart und die Druckkosten um ein Fünftel gesenkt hat.

Ähnliche Ergebnisse zeigte auch ein Revirement der Printerumgebung bei der Stadt Mannheim. Gerd Armbruster, Abteilungsleiter im Fachbereich IT der Stadtverwaltung, sagt: "Der Support-Aufwand hat sich dramatisch reduziert." Da der Vertrag praktisch eine Vollwartung aller Maschinen einschließt, ist die Belastung in punkto Drucker-Support für die Stadt Mannheim gleich Null. "Allein hierin liegt eine große Kostenersparnis", sagt Stiefel.

Da die Datenbasis der früheren Print-Infrastruktur allerdings "dürftig" ausfällt, lassen sich die genauen Kostenvorteile gegenüber dem ehemaligen Druckerpark nur schwer schätzen. Armbruster trotzdem: "Ich würde die Einsparung auf mindestens zehn Prozent veranschlagen. Künftig dürfte das Einsparvolumen sogar weit höher liegen."

… oder sogar 30 Prozent Einsparungen

Noch mehr spart ein großer deutscher Automobilbauer aus dem süddeutschen Raum an Druckkosten ein, seit er das Management seiner Geräte vom Kopf auf die Füße gestellt hat. Die Druckkosten reduzierten sich um 30 Prozent. Statt früher 17.000 Ausgabegeräte benötigt der Konzern, der mit Kyocera zusammenarbeitet, heute nur mehr ein Viertel der Systeme.

Hier wie in den anderen Beispielen fällt auf, dass sich Unternehmen bei ihren Printer-Management-Konzepten zunehmend gerne auf nur einen einzigen Druckerhersteller verlassen. Zum anderen setzen sie stark auf so genannte Multifunktionsgeräte (MFP = Multi-functional Products), Maschinen also, mit denen sowohl gedruckt, als auch gescannt, kopiert und gefaxt werden kann.

Dies ist im Übrigen ein Trend, den auch Marktbeobachter feststellen. Nach den Erhebungen von Gartner überstiegen in Emea (= Europa, Naher Osten und Afrika) die Auslieferungen in der Geräteklasse Kopierer und MFP im zweiten Halbjahr 2006 erstmals die Stückzahl verkaufter Drucker. Es dokumentiert den Wunsch vieler Anwender, die Vielfalt ihrer Geräteparks auf möglichst wenige Hersteller und vor allem eine minimale Zahl von Gerätetypen zu verringern.

Alle Unternehmen stehen dabei vor dem gleichen Problem, das Kyocera-Mann Knopf so beschreibt: "Die Herausforderung von Business Output besteht darin, dass elektronisch abgebildete Geschäftsprozesse zunehmen und gleichzeitig das Druckvolumen durch die ständig steigende Menge an Informationen wächst." Daraus, so Knopf weiter, resultierte bislang eine stark dezentralisierte, heterogene Drucklandschaft ohne eindeutige Gesamtverantwortung. In der Folge nahm die Neigung in den Firmen zu, Drucker immer häufiger weit verstreut aufzustellen. Dies wiederum führte "zu überproportionalen, nicht kontrollierbaren Ausgaben".

Was tun, wenn die Druckkosten ausufern?

Unternehmen, die dem historisch gewachsenen Wildwuchs bei Ausgabegeräten den Garaus machen wollen, müssen zunächst eine Bestandsaufnahme des gesamten Parks an Druckern, Faxgeräten, Kopierern und Scannern vornehmen. Druckerhersteller, die nicht nur als Boxenschieber fungieren, sondern Komplettangebote aus Hard- und Software sowie Wartungsverträgen anbieten, haben hierin ein gerüttelt Maß an Erfahrung.

Bei der Stadtverwaltung Mannheim beispielsweise mit seinen rund 6000 Mitarbeitern verteilten sich 2200 Ausgabegeräte von 14 verschiedenen Herstellern über 200 Standorte – eine veritable mittelständische Firma mit Tendenz zum Großunternehmen.

Auch bei der Volksbank Offenburg ergab die Prüfung der Bestände durch den Leiter der IT-Infrastruktur, Stiefel, eine ziemliche Unübersichtlichkeit: 189 Geräten, 33 verschiedene Typen, fünf verschiedene Hersteller.

Zu der Ist-Analyse gehört auch die Überlegung, welche Systeme an welchem Platz stehen, ob sie in bestehende Arbeitsabläufe gut integriert sind und wie stark die Drucker von den Mitarbeitern ausgelastet werden. Überraschungen gibt es regelmäßig bei der Frage nach der Zuordnung von Druckern zu einzelnen Anwendern, nach den Kosten pro Kostenstelle und danach, wie oft unnötigerweise in Farbe gedruckt wird.

Bei dem süddeutschen Autokonzern beispielsweise führte die Prüfung zu einer interessanten Erkenntnis: Die Druckjobs wurden häufig in Farbe auf Tintenstrahldruckern ausgeführt. Sagt Kyocera-Druckerspezialist Knopf: "Die Kosten für die Verbrauchsmaterialien, für den administrativen Aufwand sowie für die Pflege und die Installation der Drucker waren dabei hoch."

Wirtschaftlichkeit bei 15 Prozent Auslastung

Zudem stellte man bei den Automobilisten fest, dass in 95,5 Prozent aller Fälle nur kleinere Druckjobs von ein bis fünf Seiten an die Drucker gesendet wurden. Die Verteilung des Druckvolumens war also sehr ungleichmäßig. Das führte auch dazu, dass eine große Anzahl von Druckern gar nicht effizient ausgelastet war. Bei einer Gesamtzahl von rund 17.000 Druckern summierten sich die Kosten beim Autokonzern für die nicht in Beschlag genommenen Printer erheblich. Kyocera geht davon aus, dass erst bei einer Auslastung von 15 Prozent von einem wirtschaftlichen Einsatz der Geräte gesprochen werden kann.

Das Fazit nach der Analyse der damaligen Ist-Situation des Autokonzerns war ernüchternd: Es gab, so Knopf, "keine Transparenz bei der Beschaffung der Output-Infrastruktur, also der Drucker, Kopierer und Faxgeräte". Eine völlig heterogene Infrastruktur, eine Vielzahl von Geräten (insgesamt zirka 100 unterschiedliche Modelle) unterschiedlicher Hersteller, eine Menge teilweise nicht genutzter Verbrauchsmaterialien sowie ökonomisch unvorteilhaft platzierte Geräte sorgten dafür, dass die Kosten des Druckerparks unübersichtlich waren und so nicht mehr toleriert werden konnten.

Ähnlich bei der Volksbank Offenburg: Auch hier reduzierte sich mit der Drucker-Zentralisierung die Zahl der Ausgabegeräte um über 25 Prozent. Gleichzeitig konnte die Auslastung der nunmehr 139 Geräte von 1075 auf 1800 Seiten pro Monat fast verdoppelt werden. Für die Banker der Kreisstadt in Baden-Württemberg war ein "Stützpfeiler des Konzepts der Einsatz von Multifunktionsgeräten", sagt Volksbank-IT-Mann Stiefel.

Gleiches Bild in Mannheim: IT-Chef Armbruster erklärt: "Jeder Fachbereich und Standort hatte seine eigene Print-Infrastruktur angeschafft. Die Druckerlandschaft bestand daher aus vielen veralteten oder dem Bedarf nicht angemessenen Geräten, beispielsweise einem sehr hohen Anteil von Tintenstrahldruckern." Die Ist-Analyse seines IT-Teams hatte ferner zutage gefördert, dass 20 Prozent der Drucker 80 Prozent der Kosten verursachten. Zudem gab es bei der veralteten Druckertechnik keine Chance, die Verbrauchswerte der Geräte zu ermitteln. Die Printer waren kostentechnisch eine Blackbox für die Betreiber. Armbruster: "Die Geräte verfügten schlicht nicht über entsprechende Funktionen, die die Grundlage für genauere Prüfungen liefern konnten."

Die Zahl der Drucker bei der Stadt Mannheim wurde um 60 Prozent reduziert auf 900, die nicht mehr von 14 Herstellern stammen, sondern von einem einzigen – in diesem Fall von Hewlett-Packard. Außerdem schloss die Stadt einen so genannten Pay-per-Use-Rahmenvertrag für die Geräte ab, der die Wartung einschließt. Bei dieser Vereinbarung werden sämtliche Posten nach Verbrauch abgerechnet.

Armbruster will in einem Folgeprojekt die Kopierer ablösen. Die Stadt Mannheim nutzt mehrere hundert davon, die rund doppelt so viel Output produzieren wie die Drucker. Diese Geräte sollen durch Multifunktionsmaschinen ersetzt werden. Schon mit der ersten Phase der Druckerkonsolidierung habe die Stadt erste MFP-Geräte eingeführt. Armbruster: "Sie geben uns einen Vorgeschmack darauf, was wir mit einer Kopiermaschinen-Konsolidierung erreichen können." (jm)