Die Google-Entwicklerin Vikki Chou erläutert die Neuerungen ausführlich im Office Google Docs Blog. Zuvorderst lässt sich jedes Dokument nun in drei Stufen freigeben: Privat (das ist auch die Grundeinstellung), für jeden mit dem Link zum Dokument (vergleichbar mit einer nicht eintragenen Telefonnumer - wer diese kennt, kann sie anrufen; analog: wer den URL kennt, kann das Dokument ansehen) sowie öffentlich im Web (d.h. auch indexiert von Suchmaschinen wie Google).

Diese Freigabeeinstellung erscheint neben jedem Dokumententitel und auch in der Übersicht. Klickt man auf die Einstellung oder den "Share"-Knopf, erhält man sofort die komplette Liste der Bearbeiter und Mitleser für das jeweilige Dokument.

Die bislang nicht sonderlich übersichtliche Benutzerschnittstelle mit drei Karteireitern wurde abgeschafft und durch einen einzigen Dialog ersetzt. Außerdem können Google-Docs-Nutzer nun jederzeit den URL zu einem Dokument ändern und die Freigabeeinstellungen für mehrere Dokumente auf einmal ändern, indem sie die Dateien in der Liste zunächst markieren und dann das Menü "Share, Sharing Settings" aufrufen.

Zu den Änderungen gibt es auch noch ein erläuterndes Video: