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Nicht nur Großunternehmen, sondern auch immer mehr mittelständische und kleine Unternehmen erwägen einer Erhebung von Berlecon zufolge die Einführung von Unified Communications (UC), um ihre Kommunikationsprozesse einfacher, schneller und kostengünstiger zu gestalten. Sie versprechen sich mit effizienten Kommunikationsprozessen mehr Erfolg, denn im Wettbewerb mit größeren Konkurrenten müssen sie ihre Kundennähe und Beratungsqualität in die Waagschale legen.
Allerdings drohen viele UC-Bemühungen an den begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen zu scheitern, warnen die Marktbeobachter. Wie hoch der Aufwand einer UC-Einführung ist, hänge jedoch davon ab, auf welche Art und Weise ein Unternehmen seine UC-Lösung betreibe und auf welchem Finanzierungsmodell der Erwerb basiere. Berlecon schlägt zwei Alternativmodell vor:
Als Gegenstück zum herkömmlichen Eigenbetrieb, bei dem das Anwenderunternehmen alle Infrastrukturelemente einer UC-Lösung wie Nebenstellenanlagen, Leitungen und Server selbst erwirbt, implementiert und betreibt, können Unternehmen auch SaaS (Software as a Service)- Angebote nutzen. Entsprechende Lösungen sind seit einiger Zeit am Markt verfügbar. Beim SaaS-Modell werden UC-Funktionalitäten netzbasiert, durch einen externen Dienstleister bereitgestellt. Die zugrunde liegende Lösung wird dabei im Rechenzentrum des Providers betrieben. Kommunikationsfunktionen wie Telefonie, Instant Messaging oder Conferencing werden als webbasierende Dienste bezogen.
SaaS-Lösungen bieten eine ganze Reihe von Vorteilen gegenüber dem Eigenbetrieb, die gerade für mittelständische Unternehmen interessant sind: geringe Implementierungszeiten und niedrige Anfangsinvestitionen, eine nutzenbasierende Abrechnung und nicht zuletzt eine bedarfsgerechte Skalierbarkeit.
Dennoch besteht eine große Skepsis gegenüber diesem Betriebsmodell:
An erster Stelle stehen meist Vorbehalte hinsichtlich der Datensicherheit und dem Datenschutz, da unternehmenssensible Informationen nicht mehr unter der vollständigen Kontrolle des Unternehmens liegen und in die Hände von Dritten gelangen könnten. Danach folgt häufig die Sorge, dass Qualität und Verfügbarkeit der bereitgestellten Kommunikationsfunktionen nicht hinreichend gesichert sind. Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung von SaaS-Angeboten ist demnach ein hohes Vertrauen in den Anbieter.
