Die Richtlinien für das Erstellen und Beantworten von E-Mails unterscheiden sich nach Ansicht der Analysten von Experton kaum von denen anderer Kommunikationsmedien – mit einer großen Ausnahme: Alles, was elektronisch versendet wird, kann möglicherweise ein weit größeres Publikum erreichen als traditionelle Methoden der Kommunikation (siehe auch: Die größten Fehler beim E-Mail-Marketing)
Experton empfiehlt deshalb mit einem Augenzwinkern: "Schreiben Sie nichts, das Sie nicht auf der ersten Seite eines Magazins sehen wollen." Es gibt unzählige Fälle, in denen eine schnell und fahrlässig formulierte E-Mail unangenehme Folgen nach sich zog. Das gilt für alle Arten der elektronischen Kommunikation und verstärkt sich noch einmal bei Ad-hoc-Botschaften, die via Instant Messaging versandt werden.
Die Analysten stellen fest, dass Menschen je nach Kommunikationsmedium unterschiedlich die Form wahren. Ein Geschäftsbrief (getippt) ist grundsätzlich formeller verfasst als ein handgeschriebener Brief, der seinerseits wieder korrekter formuliert ist als eine E-Mail und eine Instant-Messaging-Botschaft.
Experton empfiehlt, folgende Regeln für die Nutzung von E-Mails einzuhalten:
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