Halten Sie sich an das neue E-Mail-Gesetz?

Seit Anfang des Jahres ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft. Unter anderem schreibt es in gewerblichen E-Mails Angaben über das versendende Unternehmen vor. Unter die neue Regelung fallen zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Kündigungen, aber auch Newsletter (siehe auch Strafe für Mails ohne Pflichtangaben).

Offenbar kennen oft nur Eingeweihte die neue Regelung. "Der Sachverhalt ist in der Öffentlichkeit nicht bekannt, da der Hauptzweck des Gesetzes die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters betraf", erläutert Christoph Richter, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Schwarz Kelwing Wicke in München. Der Jurist wirft den Lobbyverbänden wie dem Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) vor, den Sachverhalt nicht ausreichend publik gemacht zu haben. Überraschend kam für Volker Kitz die Verordnung nicht. "Es ist nur konsequent, E-Mails mit den Angaben zu versehen, die schon heute auf Briefköpfen zu finden sind, da immer elektronische Post für geschäftliche Korrespondenz immer bedeutender wird", so der Rechtsexperte des IT-Branchenverbands Bitkom.

Im Falle einer GmbH muss die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aussichtsratsvorsitzenden enthalten. Dabei müssen diese Informationen laut Richter nur für die Hauptniederlassung des Unternehmens genannt werden. Davon abweichende Angaben über Zweigniederlassungen seien nicht erforderlich. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur anpassen, sondern solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden, darunter fallen Prokuristen. In der Praxis dürfte es jedoch sinnvoll sein, wenn jede elektronische Nachricht die betreffenden Zusätze enthält.