Elektronische Dokumente sind aus unserem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Kommunikation erfolgt per E-Mail oder Instant Messaging, Dokumente werden elektronisch in Textverarbeitungssystemen geboren und eignen sich unter Umständen nicht mehr für eine Repräsentation auf Papier. Das elektronische Original gewinnt auch im rechtlichen Umfeld an Bedeutung, wie jüngste Ini-tiativen der öffentlichen Hand zeigen. Dennoch gehen wir häufig immer noch sträflich mit den elektronischen Informationsobjekten um, schieben sie irgendwo ins Dateiverzeichnis, lassen sie im elektronischen Postkorb nach unten wegsacken. Standardsoftware für die Kommunikation und für ERP, CRM, PLM fördert den Medienbruch – zusätzlich zum Papier gilt es hier, in verschiedensten Ablagen den Speicherort der Information zu kennen.
DMS gegen Medienbrüche
Die Probleme sind durch neue Medien, die mobile Kommunikation, den noch bestehenden Medienbruch mit Papier, aber auch durch das Web 2.0, neue Formate und soziale Medien mit geschlossenen Kommunikationsbereichen gewachsen. Genau hier setzt das elektronische Dokumenten-Management an, um Information nutzbringend verfügbar zu machen. Seit über 20 Jahren gibt es dafür Techniken – beginnend mit der elektronischen Archivierung über das klassische Dokumenten-Management bis zum Enterprise-Content-Management (ECM). Die Techniken sind ausgereift, aber die Nutzung erfordert Veränderungen in der Organisation und Disziplin beim Anwender.
- Was ist eine E-Akte?
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen. - 1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar
Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden. - 2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz
Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven. - 3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt. - 4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat. - Anwender rechtzeitig ins Boot holen
Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.
Der Mittelstand ist im Vorteil
Zugegeben, Dokumenten-Management ist oft immer noch sehr komplex. Die Einführung einer solchen Lösung gleich welcher Ausprägung erfordert Anpassungen an Infrastruktur, Abläufen und Arbeitsorganisation. Dokumenten-Management schien daher immer eine teure, aufwendige Angelegenheit nur für Großunternehmen. Dies hat sich geändert. Software für das Dokumenten-Management ist erschwinglich geworden, und Produkte wie Microsoft Sharepoint haben Bekanntheitsgrad und Akzeptanz gesteigert.
Im Prinzip sind mittelständische Unternehmen sogar im Vorteil gegenüber den Konzernen. Wo man sich in großen Firmen von einer Insellösung zur nächsten „hangelt“, können Mittelständler auf Basis einer Suite mit der notwendigen Funktionalität eine durchgängige Lösung schaffen, die alle Bereiche abdeckt und allen Mitarbeitern zugutekommt. ECM im Sinne eines unternehmensweiten Einsatzes findet man daher im Mittelstand eher als in einem Konzern. Entscheidend ist dabei jedoch, wie gut das mittelständische Unternehmen auf den notwendigen Wandel vorbereitet ist. Der Einsatz von Dokumenten-Management selbst ist nämlich keine Frage des „Ob“ mehr, sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.
Das zeigt sich besonders dort, wo der Mittelständler in eine Lieferkette mit anderen Unternehmen eingebunden ist. Hier kommen Aufträge, Pläne, Spezifikationen und Reklamationen längst nur noch elektronisch an. Ausdrucken hilft nichts, weil es sich um elektronische Originale handelt, die man auch recherchieren und weiterverarbeiten können muss. Aber auch wo diese Abhängigkeit von den Systemen oder Vorgaben der Geschäftspartner fehlt, geht ohne elektronische Kommunikation und ohne elektronische Verwaltung der Information nichts mehr.
Verwaltung, Produktion und Service – alle profitieren
Die Geschäftstätigkeiten im Mittelstand sind breit gefächert – dennoch gibt es Bereiche, wo alle aus geschäftlichen und gesetzlichen Gründen ähnliche Prozesse und ähnliche Dokumente haben. Besonders deutlich wird dies bei den kaufmännischen aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten. Rechnungen können elektronisch – und ohne elektronische Signatur – versendet werden, und genauso müssen Firmen auf den Empfang elektronischer Rechnungen eingerichtet sein. Papierrechnungen werden gescannt und elektronische verarbeitet, damit die Daten gleich in Finanzbuchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Die Daten aus elektronischen und in Papierform vorliegenden Rechnungen sind mit der gleichen Sorgfalt zu verarbeiten und müssen natürlich für eigene Zwecke und die Steuerprüfung elektronisch auswertbar vorgehalten werden.
Jede Anwendung erhöht den wirtschaftlichen Nutzen
Ähnlich sieht es mit den anderen kaufmännischen Dokumenten und Handelsbriefen aus, die elektronisch empfangen oder durch Scannen in das System eingegeben wurden. Hier spielt die Übermittlung durch E-Mail und Download eine immer wichtigere Rolle. Und natürlich müssen auch diese elektronischen Dokumente geordnet aufbewahrt werden. Für den gesamten kaufmännischen und administrativen Bereich gibt es daher Anlass genug, sich mit einer einheitlichen Dokumenten-Management- und Archivierungslösung zu befassen, denn alle Informationen sollten im Zusammenhang, in den Geschäftsprozessen übergreifend nutzbar sein. Insellösungen helfen hier nicht weiter.
Wer die kaufmännischen und steuerlichen Daten und Dokumente erschließt, kann auf der gleichen Plattform auch E-Mail-Management, die elektronischen Akten für Personal, Kunden, Lieferanten, Verträge, Produkte etc., aber auch die Werbeunterlagen, den Freigabeprozess für Rechnungen, das Qualitäts-Management, das Projekt-Management und Ähnliches implementieren. Gerade das E-Mail-Management – und nicht die reine E-Mail-Archivierung – ist eine durchgängige Lösung, die alle Mitarbeiter im Unternehmen tangiert. Virtuelle Akten eröffnen Sichten auf zusammengehörige Daten und Dokumente. Sie sind bei geeigneter Auslegung für viele Anwendungszwecke einfach zu adaptieren. Jede weitere Nutzungsvariante steigert den Nutzen der Grundinvestition in ein Dokumenten-Management-System mit Workflow und Archivierung. (uk)