Die Online-Zusammenarbeit hat in den letzten Jahren einen Boom erlebt - nicht zuletzt getrieben durch Produktoffensiven großer Hersteller wie IBM, Microsoft und Cisco in Sachen Collaboration. Der Markt präsentiert sich allerdings sehr differenziert: Unterhalb der großen und teuren Suiten tummeln sich Dutzende Anbieter mit einem sehr breit gefächerten Angebot an Tools rund ums Webconferencing, darunter auch namhafte Anbieter wie Skype, Adobe und Citrix. Zur Auswahl steht eine Fülle an Funktionen, die beim einfachen Messenger beginnen und über Chat, Voice-over-IP (VoIP) und Video bis zu Desktop-Sharing reichen. Am oberen Ende der Preisskala schließlich rangieren aufwendige Raumsysteme für Videokonferenzen die meist der Vorstandsebene großer Unternehmen vorbehalten sind.

Wenn Unternehmen die Nutzung von Webconferencing-Systemen planen, sollten sie erst einmal Klarheit über den Einsatzzweck erlangen, um dann unter den verfügbaren Anwendungen die beste herauszusuchen. Als Entscheidungshilfe können die im Folgenden aufgeführten Grundlagen für Web-Konferenzen dienen.

Grundlagen des Webconferencing

Um sich im Angebotsdickicht zurechtzufinden, empfiehlt sich ein Überblick über die Funktionen des Webconferencing. Hier gibt es im Wesentlichen fünf große Differenzierungsmerkmale:

1. Meeting-Arten

• Web-Konferenzen: Bei Web-Konferenzen handelt es sich um virtuelle Online-Meetings zwischen zwei oder mehr Teilnehmern, die jederzeit die Rolle zwischen aktiv und passiv wechseln können (one-to-one, one-to-many, many-to-many). Auch Anfänger können damit schnell und intuitiv ein Meeting in die Wege leiten.

• Webinare: Die Meeting-Form des Webinar kennzeichnet sich dadurch, dass ein Moderator vor mehreren Teilnehmern (one-to-many) präsentiert. Meist können dabei die Teilnehmer über einen Text-Chat Feedback geben. Gute Webinar-Software bietet vielfältige Zusatzfunktionen wie zum Beispiel Erinnerungsnachrichten, eine Webinar-Landingpage sowie Chat- und Umfrage-Tools. Die Infrastruktur muss hunderte Teilnehmer unterstützen.

• Webcasts: Webcasts ermöglichen die Veranstaltung virtueller Events mit vielen Teilnehmern, meist jedoch ohne Interaktionsmöglichkeit. In der Regel kommen bei Webcasts professionelle Videoübertragungstechniken zum Einsatz. Die Infrastruktur ist meist gehostet.

2. Varianten der virtuellen Zusammenarbeit

• Desktop-Sharing: Das Desktop-Sharing beinhaltet in der Regel viele Webconferencing-Tools. Nutzer können dabei allen anderen Teilnehmern ihren eigenen PC-Desktop oder eine bestimmte Anwendung präsentieren. Modernere Werkzeuge erlauben differenzierte Einstellungen wie etwa das Verbergen persönlicher Elemente und vertraulicher Dokumente auf dem Desktop.

• Virtuelle Räume: Sie liefern alternativ zum geteilten Desktop die Möglichkeit, Dokumente separat für ein bestimmtes Meeting zu laden. Damit haben Anwender mehr Kontrolle über ihre präsentierten Inhalte, wobei im Vergleich zum geteilten Desktop die Bedienung etwas umständlicher ist.

3. Unterstützte Kommunikationskanäle

Web-Konferenzen stellen, wie oben beschrieben, ein virtuelles Meeting von Endgerät zu Endgerät dar.

• Audiokonferenzen: Audiokonferenzen werden in der Regel parallel zu Web-Konferenzen betrieben - als begleitender Sprachkanal. Für den Audiokanal gibt es verschiedene Auswahloptionen. Oft kommt das klassische Telefon oder alternativ eine VoIP-Verbindung zum Einsatz. Verfügt das Unternehmen bereits über eine Telefonkonferenzlösung, sollte geprüft werden, ob eine Integration möglich ist. Am einfachsten sind kombinierte Audio-Web-Konferenzsysteme zu handhaben, da hier immer nur für ein Meeting konfiguriert und eingeladen werden muss.

• Videokonferenzen: Video-Meetings gewinnen zunehmend an Popularität. Während auf diesem Gebiet lange die High-end-Kategorie Telepresence für die Vorstandsebene dominierte, ermöglicht billigere Hardware inzwischen auch preisgünstige Low-end-Lösungen. Allerdings setzen diese Lösungen bei bis zu 500 Kbit/s eine gut ausgebaute Netzinfrastruktur voraus.

4. Deployment-Varianten

• Software-as-a-Service: Viele Web-Konferenzanwendungen werden als Software as a Service (SaaS) angeboten. Solche extern gehosteten Lösungen haben aus Kundensicht den Vorteil, dass allenfalls ein Client-Programm installiert werden muss, aber weder Server noch Backbone-Anbindung benötigt werden. Bei global aufgestellten Anbietern gibt es in der Regel weltweit verteilte Zugangspunkte, die für gute internationale Verbindungen sorgen.

• Lokale Installation: Die lokale Installation einer Webconferencing-Lösung im Unternehmen ist vor allem für mittlere bis große Betriebe interessant. Bei vorhandener IT-Infrastruktur liegen die Kosten häufig unter denen der Mietmodelle, zudem spielen für Anwender oft Datenschutzaspekte eine Rolle.

5. Lösungsarten

• Speziallösungen: Etliche Webconferencing-Anbieter fokussieren ihre Produkte auf eine Kernfunktion, um die Implementierung und die Verwendung möglichst schnell und einfach zu gestalten. Beispiele dafür sind Citrix GoToMeeting, Adobe Connect und Cisco Webex.

• Integrierte Lösungen: Einige große Softwareanbieter offerieren unter dem Stichwort Unified Communications integrierte Lösungen, die die Office- und Telefonie-Welt im gesamten Unternehmen zusammenführen. Beispiele dafür sind Microsoft Lync und IBM Sametime.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die elf derzeit am Markt vorherrschenden Web-Konferenz-Angebote: