Der Zukauf von IT-Produkten und -Services kann bis zu 60 Prozent des IT-Budgets betragen. Vor diesem Hintergrund ist es von finanzieller Bedeutung, IT-Verträge nicht nur erfolgreich auszuhandeln, sondern laufende Verträge auch gezielt nachzuverhandeln. Um ein gutes Verhandlungsergebnis zu erzielen, ist es für Unternehmen wichtig, im Vorfeld eine eigene Sourcing-Strategie zu entwickeln.
Im Zuge einer solchen Sourcing-Strategie muss sich jedes Unternehmen erst einmal darüber klar werden, welche IT-Kompetenzen es hat und in Eigenregie effektiv leisten kann. Häufig, das zeigt die Erfahrung auch der Berater von IT-SCM.com, halten Firmen selbst IT-Leistungen vor, die am Markt günstiger, flexibler und stabiler zu beziehen wären.
Outsourcing löst keine IT-Strukturprobleme
Bevor eine komplexere Auftragsvergabe für IT-Dienstleistungen nach außen erfolgt, müssen Unternehmen ihre interne Struktur der neuen Situation anpassen. Fälschlicherweise verbinden Kunden mit dem Outsourcing oft die Hoffnung, der Provider könne damit auch Strukturprobleme der IT lösen, wie zum Beispiel Dokumentationsdefizite oder Schnittstellen.
Diese Hoffnung erfüllt sich in der Regel jedoch nicht. Deshalb ist es wichtig, sich für die interne Anpassung Zeit zu nehmen und unabhängige Spezialisten in das Projekt einzubinden. Die Formulierung von Leistungsbeschreibungen, Verantwortlichkeiten, vertraglichen Regelungen für Benchmark und Changes oder der Umgang mit Lizenzen sollte von Personen geleistet werden, die Erfahrungen mit strategischem IT-Sourcing und Transformationen gesammelt haben und sich neutral verhalten.
- Verträge: Probleme und Lösungen
IT-Verträge bergen viele Fallstricke. Lesen Sie hier, welche Probleme bestehen und wie die Lösungen aussehen können. - Problemfall Hardwareverträge:
Hardwareverträge werden vom Anwender in der Regel pro System und nicht als Rahmenverträge abgeschlossen. Das erschwert taktische Vorgehensweisen und verhindert Synergieeffekte. Die Wartung wird meistens pro System als Wartungspaket des Herstellers wie ein erweitertes Garantiepaket hinzugekauft. Dabei werden die am Markt aktiven, freien Wartungsanbieter und deren kundenspezifische Serviceangebote häufig außer Betracht gelassen. - Die Problemlösung:
Sobald die Beschaffungsvolumina eine kritische Größe überschreiten, ist für den Kauf von Hardwareprodukten ein Rahmenvertrag auszuhandeln. Nicht der Vertriebspartner, sondern der Hersteller räumt hierfür in aller Regel beträchtliche Sonderkonditionen ein. Auslaufende Wartungsverträge sollten deshalb rechtzeitig gekündigt werden, damit ein Wechsel zu einem freien Wartungsanbieter möglich ist. - Problemfall Softwareverträge:
Softwareverträge gehören zu den wichtigsten Segmenten der Individual Software Provider (ISV). Hier sind SAP, Oracle, IBM, Microsoft, SAG und andere marktbeherrschend. Während einige ISV-Anbieter mit relativ einfachen Lizenz- und Vertragsstrukturen arbeiten, verwenden die Marktführer gerne sehr komplizierte Leistungsmetriken. Die sind für den Anwender häufig nur sehr schwer zu durchschauen. - Die Problemlösung:
Unternehmen sollten ihre Softwareauswahl regelmäßig in Frage stellen. Häufig stehen für untergeordnete Aufgaben wie zum Beispiel im Monitoring eine Reihe von äquivalenten Produkten verschiedener Hersteller oder auch Open Source zur Verfügung. Ein Wechsel zieht einmalige Projektkosten nach sich, die sich aber über reduzierte Lizenz- und Wartungsgebühren rasch amortisieren. Ein weiterer Schritt ist die Optimierung der Lizenzmodelle. - Problemfall Dienstleistungsverträge:
Dienstleistungsverträge werden meistens nach Zeitaufwand, dem "Time and Material" (T&M) und nicht nach Ergebnissen gestaltet. Somit kann der Kunde oft keine klar definierte Leistung erwarten oder einfordern. Heute gibt es am Markt jedoch anerkannte Provider, die kundenspezifisch in Individualsegmenten Lösungen wie Betriebsführung, Wartung und User Helpdesk überregional anbieten. Ein weiterer Vorteil ist die verbrauchsgerechte Abrechnung, das heißt, dass nur konsumierte Leistungseinheiten nach dem Prinzip "Pay-per-Use" in Rechnung gestellt werden. - Die Problemlösung:
Dienstleistungsverträge rechnen sich über die Laufzeit. Einmalige Rabatte wie zum Beispiel die Reduktionen des Stundensatzes sind deshalb uninteressant. Relevant ist der Preis je gelieferter Leistungseinheit, zum Beispiel pro bearbeiteter Störungsmeldung oder pro versorgten User bei definiertem Service-Level. - Problemfall Rechenzentrum:
Rechenzentren sind in der Regel historisch gewachsen. Ältere Geräte haben einen hohen Stromverbrauch und erzeugen hohe Abwärme, die leistungsstarke Klimaanlagen zur Kühlung benötigen. Dadurch steigen die Anforderungen an die unterbrechungsfreie Stromversorgung exponentiell. Besonders heikel wird die Situation, wenn geschäftskritische Anwendungen und Daten mit hohem Verfügbarkeits- und Sicherheitsbedarf vorgehalten werden müssen. - Die Problemlösung:
Heute wird das Hosting von Rechenzentren, das heißt die Vermietung von gesicherten Flächen und Infrastruktur für Netze, Strom, Klima und Zugangsschutz, von Anbietern nach dem Stromverbrauch der eingestellten, eigenen oder auch angemieteten Rechner abgerechnet. Der Kunde erhält stets zeitgemäße Rechnerleistungen.