Das in unstrukturierten Dokumenten enthaltene Wissen wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Bislang verschwenden sie jedoch viel Zeit, indem sie Dokumente suchen und neu erstellen. Zudem bremsen die oft noch papiergestützten Abläufe, denn Medienbrüche und der aufwendige Transport machen die Verarbeitung von Inhalten langsam. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen helfen, Informationen einfach zu erfassen, zu verwalten und zu recherchieren, zu bearbeiten und zu verteilen. Unterm Strich können Unternehmen mit Softwareunterstützung schneller und flexibler auf Anfragen reagieren und die eigenen Abläufe verschlanken. Leider ist der Softwaremarkt aber unübersichtlich und durch uneinheitliche Begriffe geprägt.

Verbindung von DMS und Archiv

Ein Archiv bringt einem Unternehmen keinen Mehrwert, wenn die Dokumente ohne inhaltlichen Bezug zu anderen Dokumenten, Aufgaben oder Prozessen abgelegt werden. Das DMS erfasst, klassifiziert und strukturiert Inhalte und sichert so die erforderliche Datenqualität. Die Klassifikation beschleunigt die Suchfunktion, so dass Inhalte schneller gefunden werden, zudem ermöglicht sie es dem System, Dokumente automatisch und bedarfsgerecht bereitzustellen. Last, but not least ist ein deutlich feineres Rechtekonzept möglich.

Auch die gesetzeskonforme Nachweisbarkeit (Compliance) erfordert die Verbindung von DMS und Archiv. Denn nicht nur die ordnungsgemäße, vollständige und unveränderte Ablage der Inhalte, sondern auch die Erfassungs-, Bearbeitungs- und Ablageprozesse müssen nachvollziehbar sein. Nur so können Unternehmen sicher sein, dass alle relevanten Inhalte in der erforderlichen Qualität beispielsweise inklusive der benötigten Freigaben den Weg in das Archiv gefunden haben.

DMS muss Mitarbeiter entlasten

Damit sich echter Vorteil aus einem DMS ziehen lässt, muss es im Unternehmen die Abläufe unterstützen. So kann es Kosten sparen und die Effizienz steigern, indem es die Ablage, Verwaltung, Suche und Verteilung von Informationen vereinfacht. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, denn die Dokumente werden inhaltlich verwaltet. Die Inhalte werden nach Dokumentenklassen wie etwa Rechnungen, Protokollen und Verträgen gekennzeichnet und nicht mehr ausschließlich nach Format und Ablageort sortiert. Eine integrierte Workflow-Funktion hilft bei der Vorgangsbearbeitung. Je intensiver ein DMS die Mitarbeiter unterstützt, ihnen etwa lästige Routineaufgaben abnimmt und die tägliche Arbeit vereinfacht, desto besser wird es akzeptiert.