| Immer Ärger mit der Briefpost | |
| Automatisierung lohnt sich | |
| E-Mail: Fluch und Segen in der Kommunikation |
So lange sind sie noch nicht her, die Zeiten, in denen Briefe geöffnet und mit Eingangsstempel versehen wurden, um sie dann in die Fächer der zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter einzusortieren. Dann schoben Kollegen ihre Wägelchen durch die Gänge und verteilten das Papier. Diese vertraute Welt gibt es bei den meisten Anwendern nicht mehr - oder nur noch in Teilbereichen. Post wird heute vorwiegend elektronisch zugestellt. Sie erreicht uns als E-Mail, Fax oder über Collaboration-Software und Social Networks. Die herkömmlichen Prinzipien des kontrollierten Posteingangs sind dabei allerdings auf der Strecke geblieben.
Im Zusammenhang mit dem heutigen Posteingang fallen hauptsächlich zwei Stichworte: Scannen der Post und Übernahme von E-Mails.
Das Scannen der papiergebundenen Eingangspost ist der Flaschenhals der Informationserfassung. Um die gescannte Post nach der Erfassung verteilen, archivieren und in die Unternehmensprozesse einschleusen zu können, muss der Inhalt erschlossen werden, das heißt, er muss indiziert werden. Das Ergebnis der Indizierung hängt vom Wissensstand und der Sorgfalt der Erfassungskräfte ab oder, falls softwaregestützte automatische Verfahren zum Einsatz kommen, von der Qualität der Software und Dokumente.
Der klassische Ablauf und die wichtigsten Aufgaben bei der Scan-Erfassung sehen folgendermaßen aus:
1. In der Arbeitsvorbereitung werden Werbebroschüren aussortiert, Dokumente entklammert und geglättet sowie weitere vorbereitende Aufgaben erledigt. Dazu zählt etwa das Einfügen von Trennblättern in den vom Scanner einzulesenden Stapel.
2. Auf das Scannen folgt die Sichtkontrolle: Sind alle Dokumente richtig, vollständig und lesbar erfasst worden? Parallel oder anschließend wird dann eine Grundindizierung vorgenommen, die das Weiterleiten und Zuordnen ermöglicht.
3. Im Indizierungsprozess kommen die Unterschiede zwischen der automatischen und manuellen Klassifikation zum Tragen:
3.1. Die Klassifikation von Hand muss zum Ziel haben, möglichst schnell und sicher einzelne Dokumente oder ganze Dokumentenkollektionen wie Mappen mit Attributen zu versehen. Die Qualität und Vollständigkeit der Auszeichnung hängt direkt von der Ergonomie der unterstützenden Erfassungsanwendung ab. Auswahllisten, wenige Felder, Vorbelegung und andere Techniken helfen.
3.2. Bei der automatischen Erkennung mittels OCR-Software (Optical Character Recognition) ist zunächst die Qualität zu überprüfen: Falsche oder als fehlerhaft erkannte Inhalte sowie der daraus abgeleitete Indexwert müssen korrigiert werden, damit die Daten korrekt extrahiert und klassifiziert werden. Die Ergebnisse lassen sich verbessern, indem die Daten mit vorhandenen Datenbeständen wie Adressen, Bestellnummern, Kundennummern etc. abgeglichen werden. Relevant ist zudem, ob das System selbstlernend ist oder vordefinierte Regeln zur Klassifikation zugrunde liegen.
4. Auf Basis dieser Vorarbeiten werden Dokumente einzeln oder gebündelt in den Postkorb eines Mitarbeiters oder Teams weitergeleitet. Parallel dazu lassen sich die Schriftstücke archivieren und ausgelesene Daten an kaufmännische Anwendungen weiterleiten. Bei Bedarf können erfasste Daten und Dokumente den Workflow in einem Business-Process-Management-System auslösen.
5. Der elektronische Erfassungsprozess endet in der Regel, sobald die elektronischen Dokumente im Postkorb der Empfänger abgelegt oder in den Workflow eingestellt wurden. Doch das physische Dokument bedarf noch einer weiteren Bearbeitung: Meistens wird es für einen gewissen Sicherheitszeitraum aufbewahrt. Manchmal müssen Originale endgültig gesichert oder an den Absender zurückgesendet werden. Auch eine schlechte Erfassung kann ein Grund sein, das Papierdokument noch einmal hervorzuholen und neu einzuscannen.
