In Großunternehmen ist eine reiche IT-Landschaft mit vielen die Produktivität steigernden und kollaborativen Anwendungen meist Realität. Spezialisierte Anwendungen für gemeinsame Arbeitsbereiche und Dokumenten-Management, Gruppenkalender, Personal- oder Reise-Management sind dort an der Tagesordnung. Ein Großunternehmen kann es sich leisten, für diese Applikationen eigene Server aufzusetzen und hochverfügbar betreuen zu lassen. SaaS-Angebote spielen hier keine vorrangige Rolle, wohl aber in kleinen und mittelständischen Betrieben. Dort sind SaaS-Projekte und ihre Einführung eine Überlegung wert.
- Anpassungsbedarf und -möglichkeiten
Kostenvorteile sind nur durch einen gemeinsamen, standardisierten Betrieb zu erzielen. Im Zuge der Produktauswahl muss geklärt werden, ob die Anforderungen mit den im System vorhandenen Anpassungsmöglichkeiten umgesetzt werden können. Programmatisches Customizing ist eher unüblich und darf nur erfolgen, wenn es den gemeinsamen Betrieb und die Wartung nicht verhindert. - Effizientes Identitäts-Management
Bei SaaS-Angeboten ist die Vergabe von individuellen Benutzerzugängen beim Anbieter der Regelfall. Nutzt ein Unternehmen Angebote verschiedener SaaS-Anbieter, müssen pro Mitarbeiter mehrere Accounts eingerichtet werden. Dies führt schnell zu Organisations- und Sicherheitsproblemen. Hier bietet sich eine Integration von SaaS-Single-Sign-on (SaaS-SSO) in das Intranet an. Dazu können SSO-Standards wie SAML oder Cryptotickets verwendet werden. - Usability der Benutzerschnittstelle
Web-Benutzerschnittstellen sind oft nicht so effizient und bequem zu bedienen wie lokal installierte Software. Mit Techniken wie Ajax oder auch nur Javascript können die meisten Web-Anwendungen allerdings für den normalen Anwender sinnvoll nutzbar gemacht werden. Dieser Aspekt sollte vor der Einführung bedacht werden. - Flexibilitäts- und Preis-Check des Mietvertrags
Ein schlechter Mietvertrag für die SaaS-Lösung kann die erhofften Flexibilitäts- und Preisvorteile schnell zunichtemachen. Im Vorfeld ist unbedingt zu prüfen, ob der Vertrag einen zeitnahen Auf- und Abbau von Kapazitäten erlaubt und ob die vertragliche Preisgestaltung die erwünschten Kosteneinsparungen bringt. - Technische Nutzungsvoraussetzungen
Effizientes verteiltes Arbeiten ist nur möglich, wenn die Anwendung tatsächlich über das öffentliche Internet nutzbar ist. Wenn einem nur kurzfristig aktiven, freien Mitarbeiter erst spezielle Hardware, wie zum Beispiel eine Virtual Private Network Box zur Verfügung gestellt werden muss, gehen Flexibilitäts- und Kostenvorteile verloren. - Tragfähige Konzepte für Sicherheit und Notfälle
Bei einem gehosteten Angebot muss der IT-Manager für alle möglichen Problemfälle einen „Plan B“ parat haben, um schnell reagieren zu können. Bedacht werden müssen Datenschutzproblematiken, Notfallpläne für den Netzausfall, und wie man bei einer Insolvenz des Anbieters an die gespeicherten Daten gelangt.
Server-Ressourcen werden vergeudet
Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist der Aufbau einer solchen professionellen IT-Landschaft gemessen an der geringeren Nutzerzahl um ein Mehrfaches teurer und bindet viele Ressourcen für die Systembetreuung. Insbesondere die effektive Auslastung von zentralen Servern ist bei kleinen Unternehmen fast nie gegeben, so dass oft 90 Prozent der lokal bereitgestellten Betriebsressourcen vergeudet werden.