Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift verlangt wird, greifen Büromitarbeiter häufig lieber zum bewährten Fax-Gerät. Denn auch im Internet-Zeitalter stellt das Fax eine optimale Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation dar. So sind automatische Sendebestätigungen, leichte Einbeziehung von Logo und Unterschrift, universelle Kompatibilität, sowie höhere Wertigkeit einige der Vorzüge, die das Fax heute noch immer aktuell halten. Auch in Sachen Sicherheit können Fax-Geräte gegenüber E-Mail punkten: Das Spam-Aufkommen beim Fax ist bei weitem nicht so problematisch wie bei der elektronischen Post, während Schädlinge kaum befürchtet werden müssen.
Der Einsatz von Fax-Geräten in Unternehmen erfordert allerdings aufwändige manuelle Druck- und Fax-Prozesse, die Verwaltung von Papier und sonstigem Verbrauchsmaterial wie etwa Fax-Toner und -Patrone oder Druckertinte sowie die Wartung der Geräte. Firmen, die auf herumstehende Fax-Maschinen beziehungsweise Fax-Server und auf die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben verzichten wollen, stehen eine Reihe nützlicher Fax-Services im Internet zur Verfügung. Sie bieten wesentlich mehr als nur die Möglichkeit, wertvollen Platz im Büro zu sparen.
