Einführung von Business-Software

Wo es bei ERP-Projektleitern und -Herstellern hakt

10.11.2008
Von Reiner Martin

Projektdokumentation ist verbesserungswürdig

Im Vergleich zu den Geschäftsprozessen mutet bei einer ERP-Einführung die Projektdokumentenverwaltung fast schon simpel an. Doch auch hier schlummern Verbesserungspotenziale. Nur selten machen Projektleiter auf Seiten der Anwender davon Gebrauch, und wenn, dann nur halbherzig. Zur Projektdokumentierung reicht es nicht aus, auf einem File-Server eine Projektordnerstruktur einzurichten. Vielmehr bedarf es eines leistungsfähigen Dokument-Management-Systems, das Versionierung, Sperrung von bearbeiteten Dokumenten und eine automatische Benachrichtigung bei Änderungen bestimmter Schriftstücke erlaubt. Ferner sollten alle Projektteilnehmer - interne wie externe - auf einfache Weise auf Inhalte zugreifen können, was eine Web-basierende Lösung nahelegt. Obwohl es zahlreiche Produkte hierfür gibt, finden sie in ERP-Projekten nur wenig Beachtung: Keines der in der Studie befragten Unternehmen setzt ein solches System ein. Erst langsam erkennen die ERP-Anbieter die Vorteile von Web-basierenden Projekt-Management-Werkzeugen und richten erste Projektportale ein, beispielsweise auf Grundlage von "Microsoft Sharepoint". Damit haben die Beteiligten leichten Zugriff auf die Dokumente und können je nach eingesetztem Werkzeug auch Projektdokumente mit Projektaktivitäten verknüpfen, Projekt-Meetings ansatzweise steuern und die oben erwähnten typischen Dokumenten-Management-Funktionen nutzen.

Tools für ERP-Projektkostenüberwachung: Viele Daten, wenig Integration

Ein wie die Projektdokumentation eher einfacher Projekt-Management-Aspekt ist die Kostenüberwachung bei der ERP-Einführung. Hier nutzen Anbieter- und Anwenderprojektleitung ganz unterschiedliche Werkzeuge (siehe Abbildung). Alle interviewten Projektleiter beim Anbieter setzen Software ein, um die Kosten im Blick zu haben, doch nur in einem Fall arbeitete der Projektleiter des Kunden mit dem gleichen Programm. Das Softwarehaus überwacht in der Regel nur die eigenen Kosten und fühlt sich für die Gesamtkosten des Projekts aus Kundensicht nicht verantwortlich. Dieser von vielen Projektleitern auf Anbieterseite geäußerten Meinung ist grundsätzlich zuzustimmen, doch das rechtfertigt noch lange nicht deren Abschottungsmentalität.