Collax zufolge verfügt die Lösung "E-Mail Archive" über einen Mechanismus zur Kontrolle der Datenintegrität und besitzt außerdem eine umfangreichen Suchfunktion mit indizierten Recherchemöglichkeiten. Durch die vollständige Automatisierung der Archivierung sei das System zudem besonders einfach in der Handhabung.
Bei der Archivierung mit der Collax-Lösung wird die einzelne Mail beim Versenden oder Empfangen automatisch auch im Archiv abgelegt. Eine elektronische Signatur für jede Nachricht soll gewährleisten, dass sich die Authentizität jederzeit nachweisen lässt. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können so auf die eigenen empfangenen und versendeten E-Mails zugreifen. Autorisierte Prüfer indes erhalten per Auditoren-Zugang Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Darüber hinaus werden alle Mails im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert.
Zu den Suchkriterien gehören kombinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt sowie definierbare Zeiträume. Die Ergebnisse einer Suche lassen sich einzeln oder in einer Gruppe weiterleiten oder herunterladen. Die E-Mails und zugehörige Anhänge lassen sich auch direkt über die Web-Anwendung öffnen. Ganz im Sinne rechtlicher Bestimmungen werden E-Mails laut Collax-Mitteilung durch keine dieser Aktionen verändert. Das Archiv kann in Teilen, die als Dateien im ISO-Format bereitgestellt werden, auf CDs, DVDs oder Blu-Ray-Discs gebrannt werden. Zudem ist es möglich, Daten, die bereits auf externe Medien geschrieben wurden, zurückzuspielen.
Das "Collax E-Mail Archive" ist für den Business Server, das Security Gateway und den Open-Xchange Server gemäß dem Subscription-Modell für 295 Euro (pro Jahr) oder für 795 Euro (für drei Jahre) ab sofort erhältlich.
