Methode und kein Ende
Auch der umgekehrte Fall lässt sich beobachten: Es gibt viel Methode, aber noch kein adäquates Werkzeug. Offenbar herrscht bei einigen Beratungsansätzen die Philosophie vor, dass zuallererst sämtliche Prozesse und Methoden gründlich erarbeitet werden müssen. Erst wenn diese stehen, kann das dazu passende Tool ausgewählt werden.
Im Rahmen dieser Einführung von Prozessen und Methoden wird viel (durchaus sinnvoll aufgewendete) Zeit in die Erstellung von Prozess-Charts, Workflows und Vorlagen investiert. Parallel entstehen massenweise Folien, mit deren Hilfe Festlegungen und Ergebnisse präsentiert werden, was bei Projekt-Managern schon mal zu abfälligen Begriffen ("Powerpoint-Projekt-Management") führt.
Sicher ist der Schritt der Methodeneinführung notwendig. Aber wenn er zu lange dauert, kann es passieren, dass sich die Projektverantwortlichen unter dem gegebenen Zeitdruck eigene Lösungswege suchen. Die heißen dann häufig Excel oder Microsoft Project, und manchmal handelt es sich auch um ein proprietäres Web-basierendes System. Und haben sich die Projektleiter erst einmal ihre eigene Minilösung zurechtgebastelt, wird es schwierig, ein unternehmensweites Tool einzuführen, welches die neuen Prozesse und Methoden unterstützt. Denn die eigene Lösung funktioniert, und man hat schließlich viel Zeit dafür investiert.
Methoden und Prozesse sind wichtig. Aber das ist eben nur der erste Schritt zum erfolgreichen Projekt-Management. Der möglichst zeitgleichen Tool-Einführung ist dabei eine ähnliche hohe Bedeutung beizumessen. Sie sorgt nicht nur für ein Werkzeug in der Hand der Projektbeteiligten, sondern auch dafür, dass Methoden und Prozesse im Rahmen ihrer Einführung erprobt und verbessert werden können.
Viele Unternehmen verbringen viel Zeit mit Definition und Design von Workflows im Vorfeld einer Tool-Einführung, die dann in das Werkzeug eingebaut werden müssen. Im Nachhinein stellt man dann bisweilen fest, dass einige Workflows zu komplex, überflüssig oder nicht ausreichend sind.
- Die 10 größten Probleme im Projekt-Management
Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun? - Projektziele unklar
Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden. - Zeitvorgaben unrealistisch
Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist. - Mangelnde Abstimmung
Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben. - Fehlerhafte Kommunikation
Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch. - Überlasteter Projektleiter
Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein - Unrealistisscher Budgetrahmen
Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren. - Schlampige Feinplanung
Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind. - Holpriges Berichtswesen
Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen. - Fehlende PM-Methodik
Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.